Dukungan Sistem Informasi Manajemen terhadap Kegiatan Pembelajaran Di Sekolah

(Studi  kasus di SMAN 3 Bandung)

Oleh:

Rosmalawati Djanab Chatib, Ilyas

Fakultas Ilmu Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Langlangbuana Bandung

e-mail: ilyas_1964@yahoo.com

ABSTRAK

Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui apakah Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sekolah yang berbasis Teknologi Informasi ini dapat mendukung kegiatan pembelajaran di sekolah, dengan studi kasus di SMA Negeri 3 Bandung. Penelitian dilakukan Agustus sampai Oktober 2010,
menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Subyek penelitian adalah stakeholder terkait antara lain Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah, guru, siswa, Tata Usaha, Tim SIM, pustakawan, dan Komite Orang Tua Siswa. Penelitian dibagi tiga tahap  yaitu tahap orientasi, eksplorasi, dan member check. Data dikumpulkan dengan metode observasi, dokumentasi, wawancara dan triangulasi, dengan menggunakan pedoman observasi, dokumentasi dan pedoman wawancara sebagai instrumen penelitian. Analisis data dilakukan dengan cara unitizing dan pengkatagorian serta analisis komputer dengan bantuan software SPSS. Hasil penelitian menunjukkan, bahwa SIM dengan teknologi informasi dan telekomunikasi yang modern sangat mendukung kegiatan pembelajaran. Berdasarkan penelitian ini kemudian dilakukan pemetaan siklus pengembangan pembelajaran yang menghubungkan antara pencapaian kinerja siswa/guru/staf dengan target kinerja dan penyusunan strategi pelaksanaan pembelajaran. Hasil pemetaan menunjukkan bahwa SIM memainkan peranan penting dalam hal memfasilitasi perencanaan pembelajaran yang sesuai dengan visi, misi dan tujuan sekolah yang telah dituangkan pada Rencana Strategis (RENSTRA) dan Rencana Induk Pengembangan (RIP). Selanjutnya SIM memfasilitasi metodologi dan media pelaksanaan pembelajaran dengan merekam aktivitas baik di kelas maupun di laboratorium yang dapat dimonitor oleh Kepala Sekolah melalui CCTV. Seluruh data yang tersimpan dalam SIM inilah yang diolah menjadi informasi yang digunakan oleh Kepala Sekolah dan tim untuk melakukan analisis dan menyusun atau mengubah strategi pelaksanaan Kegiatan Belajar Mengajar agar dapat mencapai kinerja yang diharapkan. Pendayagunaan SIM secara optimal tidak lepas dari peningkatan kemampuan SDM. Hal ini dapat berjalan dengan baik karena didukung penuh oleh Komite Sekolah melalui pendanaan maupun pelatihan. Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa penerapan SIM di SMAN 3 Bandung mempunyai dampak positif terhadap proses belajar mengajar.

           

Kata kunci: Sistem Informasi Manajemen Sekolah, Proses Belajar Mengajar.

ABSTRACT

A descriptive - qualitative study regarding the role of School Management Information Systems (MIS) in supporting the learning process in SMAN 3 Bandung was conducted from August to October 2010. The informants are stakeholders include the head master, the vice head master, teachers, students, librarians, school committee and parents. The study went through orientation, exploration and member check stages. During these stages, data was collected through observation, interview and triangulation; and was analyzed by unitizing and categorization using SPSS software. The study shows that SMAN 3 Bandung has made the full use of MIS and the associated computing facilities to improve the effectivity of learning process. By constructing the learning management cycle and mapped the role of MIS, it was shown that MIS has facilitated the preparation of day to day learning activities, facilitated the delivery of learning materials in multimedia form, enabled the real time monitoring of these activities via CCTV and collected the evaluation results. This information had assisted the school headmaster and the management team to perform strategic analyses and to accordingly adjust the management and education strategies, in achieving and maintaining its performance indicators, such as the reputation as an international-rated school. The availability of MIS and its ease of access throughout the school had significantly motivated the teachers, students and other staffs, and improved the quality of learning process. This supportive atmosphere was attributed to the school committee that had provided the network, hardware and software as well as the required user training and network maintenance. Overall it was concluded that the MIS and its availability has a significant positive impact on the learning process in SMAN 3 Bandung.

Keywords: School Management Information Systems, learning process.

  

PENDAHULUAN

Aktivitas pendidikan memerlukan suatu proses kegiatan berkesinambungan yang harus didukung oleh setiap unit atau bagian yang terkait dalam suatu sekolah. Hal ini perlu didukung dengan tatanan struktur kerja pada organisasi yang sangat berperan dalam menentukan arah dan tujuan pendidikan tersebut.

Namun hasil yang dicapai hingga saat ini belum optimal, dikarenakan alur kerja dan proses bisnis pendidikan yang dijalankan hingga saat ini belum maksimal. Penyebab utamanya adalah kurang- nya perencanaan awal, persiapan material, dan dukungan penuh dari seluruh perangkat sumber daya yang ada terhadap kegiatan pendidikan yang akan dijalankan.

Salah satu pemecahan yang dapat digunakan untuk mengatasinya adalah dengan menggunakan suatu  sistem  dengan pendekatan penataan struktur kerja yang sistematis. Pendekatan  ini menggunakan sistem informasi. Sistem informasi (SI) merupakan kumpulan komponen dalam organisasi atau lembaga yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Keandalan suatu SI dalam sebuah lembaga terletak pada keterkaitan antar komponen yang ada sehingga dapat menghasilkan aliran informasi yang berguna, akurat, terpercaya, detail, cepat, relevan bagi kepentingan lembaga tersebut.

Menurut Wahab (2008), agar SI tersebut dapat berjalan seperti yang diharapkan, maka dibutuhkan pengelolaan terhadap sistem tersebut yang kemudian dikenal dengan istilah Pengelolaan Sistem Informasi (Management Information System = MIS) atau Sistem Informasi Manajemen (SIM).

Keberhasilan pendidikan di sekolah menengah atas akan dicapai apabila didukung oleh informasi yang dikelola dengan baik oleh SDM yang andal menjadi sistem informasi. Sedang SIM dibangun untuk mendukung proses yang berjalan dalam organisasi pendidikan, yang mencakup proses perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian. Secara akurat SIM harus dapat memberikan informasi mengenai kondisi riil organisasi. Salah satu Sistem Informasi Manajemen yang penting adalah SIM Sekolah yang merupakan bagian dari SIM Pendidikan. 

SIM Sekolah diharapkan dapat menunjang administrasi/manajemen sekolah dan kegiatan belajar mengajar dengan memanfaatkan teknologi informasi (TI). SIM Sekolah diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan mempermudah pengolahan, pencarian dan pembuatan laporan data sekolah, mulai dari penerimaan siswa hingga kelulusan, data alumni serta dilengkapi dengan program akuntansi/keuangan untuk mengolah data keuangan sekolah, seperti pembayaran siswa, pengeluaran uang dan lain-lain.

SIM Sekolah mendukung peningkatan kualitas pendidikan dan pengajaran yang merupakan fokus dari setiap operasional sekolah. Di samping itu sekolah harus mengambil keputusan-keputusan penting dalam mengembangkan dirinya. Untuk pengambilan keputusan tersebut dibutuhkan data yang akurat. SIM Sekolah yang baik merupakan solusinya.

Sejalan dengan hal itu sebagai suatu organisasi pendidikan di SMA Negeri 3 Bandung tidak mau ke tinggalan dalam hal TI dengan cara melengkapi sarana dan prasarananya, seperti hardware, software dan juga brainware dalam melayani masyarakat akan kebutuhan informasi manajemen sekolah. Saat ini di mana TI sudah sangat berkembang, peranan TI tidak bisa dipisahkan dalam kehidupan sehari-hari juga dalam kegiatan pembelajaran yang merupakan salah satu kegiatan operasional sekolah.

Apakah proses pendidikan dengan berbagai faktor atau variabel yang mendukung akan memperlancar kegiatan pembelajaran sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh Departemen Pendidikan Nasional? Selanjutnya masih dipertanyakan bagaimana dukungan sistem informasi manajemen terhadap kegiatan  pembelajaran di sekolah. Untuk menjawab pertanyaan itu dilakukan penelitian dengan judul di atas, dengan membatasi masalah pada kegiatan pembelajaran saja.

Penelitian dilakukan  di SMAN 3 Bandung, menggunakan metode deskriptif kualitatif melalui tahap-tahap: orientasi, eksplorasi dan member check. Pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, dokumentasi, wawancara dan triangulasi; sedang analisis data dilakukan dengan cara unitizing, pengkatagorian dan dengan bantuan komputer.      

Diharapkan  hasil penelitian ini dapat meningkatkan keterampilan Kepala Sekolah bersama timnya dalam memelihara dan meningkatkan kemampuan SIM Sekolah, dalam  memfasilitasi perencanaan pembelajaran, metodologi dan media pelaksanaan pembelajaran yang sesuai standar kompetensi dan standar nasional, sehingga mereka dapat dengan efisien memandu kegiatan pembelajaran dalam rangka mencapai kinerja yang diharapkan.

Urgensi penelitian ini adalah  untuk mencari salah satu alternatif  pendukung proses pembelajaran yang efektif dan efisien dalam rangka pengambilan keputusan dan pemecahan  masalah pembelajaran dengan cepat, tepat, akurat, ringkas tapi lengkap, sehingga mutu pembelajaran meningkat sesuai kebutuhan.

TINJAUAN PUSTAKA

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

           SIM adalah sebuah sistem  yang terpadu untuk mengorganisasi dan  mengolah serta menyajikan data dan informasi tentang masa lalu, saat ini dan proyeksi masa depan, baik berkaitan dengan kegiatan internal  maupun eksternal organisasi. Dengan demikian SIM dapat mendukung proses manajemen yang terdiri dari proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, pengawasan dan fungsi-fungsi operasional organisasi dengan cara mengolah data dan memberikan informasi yang sesuai secara tepat dalam rangka mengarahkan proses pengambilan keputusan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. SIM dibangun untuk mendukung proses yang berjalan dalam organisasi, di mana tercakup di dalamnya: proses perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian. Secara akurat SIM harus dapat memberikan informasi mengenai kondisi riil organisasi. Salah satu contoh dari SIM adalah SIM Sekolah yang merupakan bagian dari SIM Pendidikan. SIM Sekolah ini didukung oleh Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM), karena SDM merupakan aset yang sangat berharga bagi organisasi. Manajemen SDM merupakan pilar fungsi utama organisasi dalam mendukung pola penentuan strategi dan kebijakan secara terpadu Keputusan-keputusan SDM yang sehat harus didukung oleh informasi mengenai SDM  yang baik (Mc Leod et.al., 2004; Putra, 2004; Amsyah, 2005; Ellitan dan Anatan, 2007).

Menurut Mc Leod (1995), SIM adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan output berupa  informasi sesuai  dengan kebutuhan pengguna. Informasi tersebut digunakan oleh pengguna yang manajer maupun non manajer dalam organisasi saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah. Sedang Davis (1988) memaparkan, bahwa komponen SIM berbasis komputer meliputi: Hardware; Software; Data-base (file), Prosedur kerja; dan Brainware.

Menurut Amsyah (2005), langkah-langkah pengolahan yang dilakukan SIM, umumnya dimulai dari item/field, record, file, dan data-base. Item adalah bagian terkecil data; record adalah kumpulan beberapa item; file adalah kumpulan record. File diperlukan untuk berbagai macam keperluan informasi pekerjaan unit-unit kerja. Kumpulan file yang berkaitan secara logis dan diorganisasikan dengan berbagai cara untuk mengurangi duplikasi data dan untuk kemudahan memperoleh gabungan fakta-fakta yang diperlukan, disebut database. Contoh database sekolah adalah jadwal sekolah, yang berisi: file-file dari nama guru, nama mata pelajaran, hari, tanggal dan jam pelajaran, nomor ruang kelas, jumlah siswa per kelas, dan sebagainya.

SIM meliputi keseluruhan jaringan penyedia informasi yang berfungsi untuk pengambilan keputusan. Informasi yang dapat berfungsi bagi pengambil keputusan, adalah informasi yang uniformitas, lengkap, jelas dan tepat waktu. Jadi SIM yang efektif adalah SIM yang dapat berfungsi dalam proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang lebih baik. Agar dapat dimanfaatkan oleh anggota organisasi, SIM perlu memiliki kualitas teknik yang lebih baik dan mendapatkan reaksi positif dari penggunanya (Fattah, 2008).

1.    Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pendidikan

SIM Pendidikan merupakan perpaduan antara Sumber Daya Manusia (SDM) dan aplikasi TI untuk memilih, menyimpan, mengolah, dan mengambil kembali data dalam rangka mendukung proses pengambilan keputusan bidang pendidikan. SIM pendidikan adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam lembaga pendidikan (Rochaety, dkk., 2006).

2.    Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sekolah

Menurut Rochaety, dkk. (2006), integrasi dari setiap sub SIM Pendidikan akan menghasilkan SIM Sekolah yang akurat sebagai subsistem pendukung keputusan bidang pendidikan. Misalnya, keputusan manajemen keuangan, keputusan manajemen operasional pendidikan, keputusan manajemen SDM pendidikan,  dan keputusan tentang publikasi pendidikan (Gambar 2.1.).

Gambar 2.1. Sistem informasi manajemen pendidikan (McLeod, 2004)

Di samping sub SIM Pendidikan, terdapat subsistem lainnya dalam proses pengambilan keputusan, yaitu Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Pendukung Keputusan, Fakta yang ada di lapangan, dan Sistem Berbasis Pengetahuan.  Hal ini sangat diperlukan untuk menetapkan kepu- tusan yang akan diambil sebagai solusi atas permasalahan yang dihadapi dalam manajemen pendidikan (Gambar 2.2.).

SIM sekolah diharapkan sangat bermanfaat tidak hanya bagi para pengambil keputusan bidang pendidikan, tetapi sangat berguna bagi masyarakat sebagai salah satu sub- sistem dan control society, terutama dalam proses operasional lembaga pendidikan dengan penyajian kualitas jasa pendidikan yang dapat dipertanggungjawabkan. Bila semua informasi yang diberikan oleh SIM Sekolah tersebut, dapat diakses oleh pengguna /Sumber Daya Pendidikan (SDP) yang membutuhkannya dengan baik tentu saja akan meningkatkan kinerja SDP tersebut Hal ini akan mendukung kelancaran sistem pembelajaran (Rochaety, 2006).

        

Gambar 2.2. Sistem informasi berbasis komputer untuk pemecahan masalah

(McLeod, 2004)

Ditambahkan oleh Rochaety, dkk. (2006), bahwa dalam pengambilan keputusan, informasi yang diperlukan haruslah lengkap dan memiliki sifat-sifat tertentu (akurat, up to date, komprehensif, relevan dan memiliki kesalahan baku kecil).

Sedang menurut Sudrajat (2008) untuk suatu sekolah, biasanya data dikelompokkan menjadi 8 kelompok SIM:

a.    Sistem Informasi Manajemen Sekolah yang  akan memuat: Visi, Misi, Tujuan sekolah, Fasilitas, Program-program, dll.

b.      Sistem Informasi Manajemen Personalia, yang berisi: data guru, dan staf pengelola yang terdaftar di sekolah yang memuat: biodata, pangkat, jabatan, alamat, status bekerja, riwayat pendidikan, riwayat karier, riwayat pelatihan, tingkat kehadiran, info gaji dan lain-lain.

c.    Sistem Informasi Manajemen Sarana dan Prasarana yang memuat manajemen aset sekolah, mulai dari penomoran aset, lokasi aset, penggunaan aset, umur aset, jumlah aset dan kondisi aset.

d.   Sistem Informasi Manajemen Keuangan, yang berisi data pembayaran biaya pendidikan siswa, seperti SPP, uang pembangunan, dan biaya-biaya lainnya. Data pembayaran ini akan ditampilkan dalam bentuk atau format laporan untuk memudahkan pihak sekolah dalam melakukan pemeriksaan dan evaluasi seperti: (1) Laporan siswa yang melakukan pembayaran, (2) Laporan siswa yang sudah melakukan pembayaran, dan (3) Laporan-laporan yang berkenaan dengan honor guru dan karyawan.

e.    Sistem Informasi Manajemen Siswa, yang memuat data penerimaan siswa baru, biodata siswa, pengelolaan kenaikan kelas siswa, pengelolaan lulusan/alumni, pencetakan kartu siswa, pengelolaan kedisiplinan siswa.

f.     Sistem Informasi Manajemen Akademik: yang berisi pengelolaan kurikulum, penjadwalan satuan pengajaran, nilai akademik siswa dan laporan hasil studi siswa, serta prestasi siswa dalam kegiatan PBM.

g.    Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan, yang berisi pengelolaan buku, pengelolaan anggota, transaksi peminjaman dan pengembalian buku, serta manajemen arsip digital.

h.    Sistem e-learning: sistem ini akan berisi proses pendidikan mengguna kan sistem online, maupun internet bagi siswa dan guru berupa modul sekolah, tanya jawab, kuis online, dan tugas online.

SIM Sekolah di SMAN 3 Bandung

Secara kelembagaan di SMAN 3 Bandung sudah terselenggarakan SIM Sekolah berbasis TI, yang melakukan pengolahan semua data menggunakan    komputer. Misalnya pengolahan data pendidikan yang dilakukan mulai dari data penerimaan siswa baru, data siswa, data guru, data staf non-guru, data mata pelajaran, jadwal pelajaran, data aset sekolah, data keuangan, dll.  Dalam rangka mengantisipasi perkembangan teknologi dan kebutuhan informasi yang sangat pesat, serta untuk memenuhi berbagai layanan pengolahan data yang diperlukan, khususnya guna penyelenggaraan kegiatan administrasi pendidikan di SMAN 3 Bandung, mulanya pihak manajemen sekolah bekerjasama dengan pihak swasta untuk mengembangkan SIM Sekolah yang dapat melayani informasi kegiatan akademik sekolah. Namun sekarang penyelenggaraan SIM Sekolah tersebut sudah lancar dan dapat digambarkan sebagai berikut (Gambar 3.1):

    

      a. Kep.Sek                                              a.Hardware                                                                                                  

      b. Wakasek                                                 b.Software                                                                    

      c. TU                                                            c.Brainware

      d. Keuangan                                               d.Database

      e. Guru                                                         e.Prosedur

      f. Siswa                                                      f.Jaringan (LAN)                                                       

      g. Komite/Ortu               SIM Sekolah                                                       

      h. Pustakawan         

                                   Gambar 3.1. Siklus sistem informasi

         

Input dalam SIM Sekolah adalah    data akademik/pembelajaran dan administrasi siswa. Data tersebut diperoleh dari berbagai unit kerja yang saling terkait, antara lain: Kepala Sekolah, Wakasek (Kurikulum,  Kesiswaan, Sarana, Humas), Tata usaha, Keuangan, Guru, Siswa, Komite dan Pustakawan. Banyaknya unit-unit yang terlibat dalam input data pada SIM Sekolah menunjukkan bervariasinya komponen data yang menunjang kondisi akademik setiap siswa.

Data tersebut selanjutnya diolah pada sistem proses pengolahan data (SIM Sekolah). Pengolahan ini melibatkan: (a) Hardware, (b) Jaringan komputer, (c) Software, (d)  Brainware (Petugas Pengoperasian), (e) data-base, (f) Prosedur.

1.    Pendayagunaan Hardware, Jaringan komputer dan Software pada SIM Sekolah di SMAN 3 Bandung   

Dengan melibatkan unsur-unsur di atas data input diproses, sehingga memberikan informasi yang akurat sebagai layanan dan sistem pendukung keputusan. Di SMAN 3 Bandung, proses ini telah berjalan cepat (pelayanan informasi yang diberikan mudah diakses dan tidak membutuhkan waktu yang lama), telah dilakukan dengan tepat (pelayanan informasi yang diberikan sudah sesuai dengan program pembelajaran yang telah ditentukan manajemen sekolah), dan  juga andal (pelayanan informasi dapat dipercaya).

Hal ini dapat berjalan dengan lancar berkat adanya media koneksi jaringan yang terdiri dari: wireline atau kabel (60 node dengan workgroup  SMAN 3 Bandung), dan wireless (di area aula, ruang guru, ruang kepsek, selasar parkir motor, taman dan mesjid). Sedang koneksi intranet online 24 jam di sekolah yang terintegrasi dengan LAN Sekolah dengan menggunakan provider Speedy dan Quasar. Ditopang oleh kondisi hardware dan software yang baik, cukup canggih, lengkap, dan terkini. Seperti personal computer (PC) dengan spesifikasi berupa pentium  IV, telah tersedia masing-masing satu unit komputer di setiap ruangan (ruang Kepsek, TU, Keuangan, Perpustakaan, server, BK/BP, Akselerasi, kurikulum, lab. Biologi, lab.Kimia), kecuali ruang kelas. Bahkan di ruang guru ada 12 unit komputer, di ruang laboratorium komputer sebanyak 51 unit dan di ruang laboratorim bahasa ada 50 unit.

Untuk fasilitas yang mobile, SMAN 3 memiliki 20 unit Laptop lengkap dengan program yang dibutuh kan. Para guru dapat menggunakannya dalam melaksanakan pembelajaran yang aktif, kreatif, inovatif dan menyenangkan yang terlihat dari kondisi siswa mengikuti proses pembelajaran dengan semangat tinggi dan penuh perhatian. Sedang kondisi software dilengkapi dengan sistem operasi Windows XP, Linux, Widows 7 dan Windows Vista serta program aplikasi dengan jenis aplikasi yang digunakan dalam sistem operasinya berturut-turut: (1) Word Processor dengan Jenis aplikasi; (2) Speadsheat dengan MS Excel; (3) Presentation dengan MS Powerpoint, dan Acrobat Reader; (4) Deskop Publishing dengan MS Publisher; (5) Graphic Design dengan Photoshop,dan Corel Draw; (6) Programming dengan Pascal, dan Visual Basic (7) Database dengan SQLServer, dan MySQL; (8) Internet Browser dengan Internet Explorer, dan Mozilla Firefox; (9) Web Design dengan Macromedia, Dreamweaver dan HTML; (10) Animation dengan Swishmax dan Macromedia Flash; (11) Software Pembelajaran dengan  CD Interaktif dan VCD/DVD Pembelajaran; (12) SIM Sekolah dengan Aplikasi Sistem; (13) SIM Perpustakaan dengan Aplikasi Magic Library dan OPAC; (14) Webside Sekolah dengan www.smn3bdg.or.id (15) e-learning dengan Moodle. Semua itu erat kaitannya dengan barometer prestasi siswa dan sekolah.

Di SMAN 3 Bandung, SIM Sekolah diselenggarakan sesuai visi, misi dan tujuan sekolah oleh satu tim TIK yang terdiri dari lima orang yaitu seorang koordinator  dan  empat orang anggota. Koordinator SIM Sekolah SMAN 3 Bandung adalah seorang guru TIK yang menguasai seluk beluk operasional sekolah dan juga seorang  ahli Teknologi Informasi dan Komunikasi di bidang SIM. Sedang empat anggotanya adalah dua orang guru senior (yang memiliki minat dengan keterampilan yang baik dalam bidang SIM Sekolah yang berbasis KTSP) dan  Kepala tata usaha serta Kepala Kepegawaian (yang mengikuti pelatihan dalam tugasnya terus menerus sesuai dengan persyaratan yang dijelaskan Ardiyansyah, 2002: 16-22). Dengan demikian SIM SMAN 3 memainkan peranan penting dalam hal memfasilitasi perencanaan pembelajaran yang sesuai dengan visi, misi dan tujuan sekolah yang dituangkan pada Renstra dan RIP sesuai Standar Kompetensi dan Standar Nasional. Ditambah pula dengan informasi yang berkaitan dengan kebijakan pendidikan mulai tingkat pemerintah, provinsi, dan kota/ kabupaten dengan pertimbangan,  bahwa  tingkat akurasinya tinggi, kecukupan dan sumber datanya jelas, serta lebih spesifik akan mendorong kelancaran proses pembelajaran dan peningkatan kualitas belajar siswa di sekolah. Informasi akurat yang diterima sekolah, tampaknya dapat merubah manajemen sekolah dan layanan belajar menjadi lebih inovatif dan bermutu. Selanjutnya SIM Sekolah memfasilitasi metodologi dan media proses/pelaksanaan pembelajaran. Hal ini mendorong guru SMAN 3 untuk melaksanakan pembelajaran dengan persiapan yang matang. Dengan bantuan komputer, infocus/LCD Proyector serta layar (yang tersedia di semua kelas X dan XI), pembelajaran dilaksanakan dengan kreatif, inovatif, mudah, menarik, dan menyenangkan. Tersedia pula beberapa unit infocus/ LCD serta layar yang mobile dan dapat digunakan para guru saat melaksanakan pembelajaran di kelas XII dengan menggunakan laptop.

Peralatan penunjang TIK lainnya yang dimiliki sekolah adalah: Scanner (4 unit), Webcam (4 unit), Camera foto (3 unit), Printer (8 unit), Telepon (2 unit), Facsi-male (1 unit), dan Mesin Fotocopy (3 unit). Semua peralatan di atas dalam kondisi baik dan siap pakai, karena  dimonitor oleh ahlinya secara berkesinambungan.

Saat ini hampir semua guru di SMAN 3 Bandung memiliki laptop pribadi (berkat kerjasama Kepala Sekolah dan Komite Sekolah dengan salah satu perusahaan Komputer di Bandung).

Data yang diolah dalam implementtasi SIM Sekolah saat ini adalah:

1)   Data Siswa: Tabel data siswa yang diolah meliputi: (a) Nomor induk siswa; (b) Nama siswa; (c) Kelas; (d) Tempat/Tanggal Lahir; (e) Nama orang tua; (f)  Alamat Orang Tua; (g) Alamat rumah; (h) Asal SMP; dan (i) Kesehatan.

2)   Data Guru dan Karyawan: Tabel data guru dan karyawan yang diolah meliputi: (a) Nomor induk pegawai; (b) NUPTK; (c) Nama guru (Tenaga Pendidik); (d) Nama karyawan (Tenaga Kependidikan); (e) Tempat dan tanggal lahir; (f) Alamat rumah; (g) Kualifikasi akademik (h) Lama bekerja; (i) Golongan; dan (j) Kesehatan.

3)   Data Akademik: Tabel Data absensi yang diolah meliputi: (a) Nomor Induk Siswa; (b) Nama Siswa; (c) Kelas; (d) Jam masuk; (e) Jam pulang; (f) Absensi; (g) Jadwal Pelajaran; (h) Nilai; (i) Tugas; dan (j) Keterangan.

4)   Data Keuangan: Tabel data keuangan yang diolah yaitu: (a) DSP; (b) SSP.

5)   Data Perpustakaan: Tabel data Perpustakaan adalah: (a) No. ISBN; (b) Subyek; (c) Judul buku; (d) Pengarang; (e) Penerbit; (f) Klasifikasi; (g) Nomor Anggota; (h) Nama Anggota; (i) Jenis Kelamin Ang- gota; (j) Tanggal Pinjam; dan (k) Tanggal harus kembali.

           Masing-masing data ini disimpan dalam media penyimpanan fisik (pita rekaman komputer, CD, dan flash-disc) dan dihimpun dalam perpustakaan file. File juga meliputi keluaran tercetak dalam catatan lain di kertas, mikro film, dll.

2.    Pengembangan SIM Sekolah di SMAN 3 Bandung

       SIM SMAN 3 Bandung telah mengalami pengembangan sebagai berikut: 

a)    Sistem Interaksi Sekolah dan Absensi: Sistem ini digunakan oleh para siswa untuk melakukan absensi dan mengakses data tentang siswa, seperti Data Nilai, Data SPP. Data Perpustakaan, dan Data Absensi. Selain itu siswa juga bisa mengetahui Jadwal Pelajaran, Data Guru dan Data Siswa yang hadir saat itu. Sedang sistem absensinya digunakan untuk melakukan pencatatan absensi, mencatat waktu datang dan pulang, disertai dengan pencatatan waktu keterlambatan siswa. Sistem yang serupa digunakan  pula untuk absensi guru dan karyawan. Semua data ini disimpan dalam file dan diolah oleh SIM Sekolah menjadi informasi yang disimpan dalam database tertentu yang setiap saat dapat diakses oleh Kepala Sekolah/ pengguna lainnya bila diperlukan dalam pemantauan disiplin siswa, guru dan karyawan. Perangkat keras yang dibutuhkan dalam sistem absensi berupa 1 unit slot barcode reader per komputer; 1 unit komputer P3/P4 yang harus stabil; 1 unit lemari komputer tertutup yang bentuknya disesuaikan, serta 1 unit jaringan (LAN) yang terhubung ke server. Jumlah komputer disesuaikan dengan kebutuhan dan jumlah siswa.

b)   Sistem Evaluasi atau Nilai: Merupakan sistem yang dirancang untuk digunakan oleh para guru untuk menunjang kegiatan dalam proses penilaian siswa seperti nilai kognitif, nilai psikomotor, nilai afektif/sikap yang telah disesuaikan dengan KBK dan KTSP. Program ini juga membantu dalam Proses Konversi Nilai, Proses Nilai Rata-rata, Nilai Rapor beserta laporan-laporan. Sistem ini terintegrasi dengan Excel dan Scanner LJK. Jadi pengerjaan nilai bisa dikerjakan di rumah, sehingga membantu  guru dalam melaporkan hasil evaluasi pembelajaran. Perangkat keras yang dibutuhkan dalam sistem evaluasi dan nilai adalah: Satu unit  Komputer P3/P4 + scanner untuk admin LJK, 2 unit komputer P3/P4 untuk ruang BK dan ruang guru, serta 1 unit jaringan (LAN) yang terhubung ke server. Jumlah komputer disesuai- kan kebutuhan terutama untuk keperluan guru.

c)    Sistem SPP: merupakan program pembayaran SPP/DSP, yaitu program pengimputan transaksi pembayaran SPP/DSP siswa agar data pembayaran SPP lebih akurat dan datanya tersimpan dengan baik. Program ini membantu dalam pemeliharaan data SPP/DSP siswa. Perangkat keras yang dibutuhkan dalam sistem SPP adalah 1 unit Komputer P3/P4 + print, untuk administrasi dan 1 unit jaringan (LAN) yang terhubung ke server.

d)   Sistem Perpustakaan: yaitu sistem yang digunakan untuk administrasi buku di perpustakaan meliputi transaksi peminjaman, pengembalian, data buku, dan laporan-laporan. Sistem menggunakan barcode yang sudah ditempel pada buku. Perangkat keras yang dibutuh kan dalam sistem perpustakaan adalah 1 unit komputer P3/P4 + print untuk administrasi dan 1 unit barcode reader untuk pembacaan buku, dan jaringan (LAN) yang terhubung ke server. Jumlah router wireless disesuaikan dengan kebutuhan sekolah terutama jangkauan wireless di lingkungan sekolah.

e)    Digital Library: adalah sistem yang digunakan untuk mengakses data buku berupa buku elektronik (e-book) yang berbentuk PDF, DOG, atau EWF. Sistem ini dikembangkan berbasis aplikasi dan berbasis web yang bisa diakses di lingkungan sekolah menggunakan hostpot. Sistem ini dapat dimanfaatkan oleh guru untuk memberikan materi presentasi yang telah tersimpan diserver; atau digunakan oleh siswa untuk mengunduh materi-materi pelajaran yang terintegrasi dalam Intranet sekolah.

f)    Sistem SMS Gateway: merupakan sistem yang digunakan untuk memfasilitasi siswa atau orang tua untuk mengetahui data absensi, nilai dan sebagainya melalui akses SMS. Sistem ini menggunakan pola voucher untuk mendapat balasan SMS dari server. Perangkat keras yang dibutuhkan dalam sistem SMS Gateway adalah 1unit GSM Modem/HP yang terhubung ke server dan 1 unit SIM Card yang tidak menggunakan no. khusus (4 digit)

3.    Pendayagunaan Brainware di SMAN 3 Bandung

a.    Kepala Sekolah

Kepala Sekolah SMAN 3 Bandung merupakan seorang lulusan S2 Pendidikan seyogyanya dalam melaksanakan tugas-tugasnya minimal telah terampil menggunakan Operating System Windows XP dan  aplikasi Microsoft Word, Microsoft Powerpoint.

b.    Guru

Semua guru telah berkualifikasi akademik sarjana, dan telah terampil menggunakan Operating System Windows XP dan Aplikasi Microsoft Word dalam membuat administrasi guru, soal ujian dan kaji latih; Microsoft Excel dalam melakukan pengolahan nilai; serta Microsoft Powerpoint dalam membuat tampilan presentasi sebagai media pembelajaran.

c.    Tata Usaha

Sebagian besar tenaga kependidikan  telah terampil menggunakan Operating System Windows XP dan Aplikasi Microsoft Office dalam mendukung pekerjaannya di bidang surat menyurat, administrasi sekolah, keuangan dan kepegawaian.

d.   Laboran

Dalam melaksanakan tugasnya sebagai laboran Biologi, laboran Fisika, laboran Kimia, laboran Bahasa mereka telah mampu menggunakan Microsoft Windows XP dan Microsoft Office.

e.    Petugas Perpustakaan

Petugas perpustakaan sudah  mampu menggunakan Microsoft Windows XP dan Aplikasi Microsoft Office dalam melakukan pendataan buku, pencatatan administrasi perpustakaan. Bahkan sudah terampil membuat barcode buku sendiri.

PEMBAHASAN

Hasil penelitian menunjukkan, bahwa SMAN 3 Bandung telah menyelenggarakan pendidikan berorientasi kepada pengembangan  teknologi yang bermutu, tanggap terhadap perkembangan global dan tantangan lokal. Untuk maksud tersebut SMAN 3 telah mengaplikasikan SIM Sekolah berbasis KTSP dengan menggunakan sarana bantu komputer dan TIK modern untuk mendukung proses pembelajarannya. Penyelanggaraan SIM Sekolah di SMAN 3 Bandung ini dapat terselenggara dengan baik akibat kerjasama yang baik antara Kepala Sekolah dengan Komite, Orang Tua Siswa, dan Diknas Pusat, Propinsi maupun Kota yang memberikan kemudahan dalam mengumpulkan dana yang dibutuhkan untuk melengkapi sarana dan perlengkapan  SIM Sekolah sesuai kebutuhan.

Berdasarkan hasil penelitian, dilakukan pemetaan siklus pengembangan pembelajaran yang menghubungkan  antara pencapaian kinerja siswa, guru, staf lainnya dengan target kinerja dan analisis SWOT serta penyusunan strategi pelaksanaan pembelajaran (Gambar 4.1.).

Peta pada Gambar 4.1. menunjukkan, bahwa SIM memainkan peranan penting dalam hal mem- fasilitasi perencanaan pembelajaran yang sesuai dengan kebijakan pemerintah; data dari komite, orang tua siswa, alumni, masyarakat, perguruan tinggi, perusahaan, siswa, guru; visi, misi dan tujuan sekolah yang dituangkan pada Renstra dan RIP. Selanjutnya, SIM memfasilitasi metodologi dan media pelaksanaan pembelajaran.

Gambar 4.1. Peta sistem pembelajaran yang didukung oleh SIM Sekolah

Selanjutnya, SIM memfasilitasi metodologi dan media pelaksanaan pembelajaran. SIM juga merekam hasil monitoring serta hasil evaluasi, baik di kelas maupun di laboratorium dan di lapangan. Seluruh data yang tersimpan dalam SIM inilah yang diolah menjadi informasi yang digunakan oleh Kepala Sekolah bersama anggota timnya untuk melakukan analisis SWOT untuk menyusun atau merubah strategi perencanaan dan pelaksanaan pembelajaran agar sesuai dengan standar yang ditetapkan, sesuai dengan karakter dan  kebutuhan siswa dalam kehidupannya di masyarakat atau untuk meneruskan pendidikannya di PTN yang favorit dan PT luar negeri yang terkenal. Dengan siklus yang berjalan kontinu seperti ini, maka Kepala Sekolah dapat dengan efisien memandu kegiatan pembelajaran untuk mencapai kinerja yang diharapkan/ditargetkan. Kinerja yang diamati selama penelitian antara lain kinerja siswa, guru, sarana, dana dan ling- kungan sekolah. Ternyata di SMAN 3 Bandung, siswanya sangat antusias mengikuti pelaksanaan pembelajaran dengan semangat tinggi dan penuh perhatian. Siswa lebih aktif, kreatif, dan partisipan dalam proses pembelajaran sehingga target yang ditetapkan seperti nilai kelulusan maupun nilai rerata UN yang tinggi dan siswa yang dapat melanjutkan ke PTN Nasional serta ke PT di luar negeri sangat tinggi persentasenya. Kinerja guru tampak dari kemampuan guru mengakses bahan pelajaran dari SIM yang berbasis KTSP dan TIK, karena memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam menggunakan TIK sebagai hasil belajar terus menerus untuk meningkat kan kualitas profesional dan kompetensinya; sehingga dapat menyiapkan materi pembelajaran yang berkualitas dan bermakna. Pembelajaran berjalan efektif, karena guru berperan sebagai fasilitator yang memberikan kemudahan pada siswa untuk belajar   dengan kondusif dan menyenangkan.  Evaluasi hasil pembelajaran dilakukan dengan diskusi kelompok, kuisioner, tugas mandiri, UTS, UAS, ujian dadakan. Saat inipun SIM Sekolah memfasilitasi para guru untuk melaporkan hasil evaluasi tersebut dengan mudah dan cepat melalui program yang sudah tersedia, sehingga petugas TU dapat dengan mudah mengisikan nilai rapor. Sehingga hasil evaluasi dan raporpun dapat diterima siswa dengan mudah dan tepat waktu. 

Kinerja karyawan nongurupun tampak meningkat dalam menjalankan tugasnya setelah mengikuti pelatihan yang dilaksanakan oleh tim TIK, sehingga pelayanan perlengkapan pembelajaran, juga pelayanan administrasi akademik semakin baik, mudah dan cepat.

Dengan bantuan SIM Sekolah juga Kepala Sekolah dapat memonitor kondisi pembelajaran di kelas, laboratorium dan di lapangan menggunakan layar monitor yang dihubungkan dengan CCTV yang sudah ada di semua tempat itu. Walaupun secara manusiawi pemantauan dilakukan pula secara diskusi kelompok maupun diskusi pribadi.

Kondisi lingkungan sekolah SMAN 3 Bandung cukup sejuk, hijau dan menyenangkan, serta sangat populer karena target sekolah berstatus akreditasi A, SSN dan RSBI sudah berjalan.

Semua fasilitas SIM Sekolah  pada proses pembelajaran dapat diamati sebagai kinerja dari pembelajaran, di mana dampaknya ada yang positif dan ada pula yang negatif.  Berdasarkan dampak inilah Kepala Sekolah bersama semua tim organisasi nya melakukan analisis SWOT, yang hasilnya digunakan sebagai bahan pertimbangan  untuk menyusun atau merubah strategi perencanaan dan pelaksanaan pembelajaran agar sesuai dengan jaman.

Sehingga dapat disimpulkan, bahwa penyelenggaraan SIM Sekolah yang berbasis TIK yang modern di SMAN 3 Bandung ini sangat mendukung sistem pembelajaran.

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Dari hasil penelitian dan pembahasan dapat disimpulkan, bahwa:

a.    Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sekolah di SMAN 3 Bandung sudah berjalan dengan baik dan lancar karena di dukung oleh:

1)   Media koneksi jaringan melalui aplikasi desktop pada Local Area Network (LAN) Sekolah dan Website Sekolah;

2)   Hardware dan software terkini yang berkapasitas dan berkualitas memadai untuk kebutuhan pengolahan data;

3)   Kuantitas dan kualitas personel pengelola SIM Sekolah yang untuk sekarang dianggap cukup, walaupun harus terus menerus ditingkatkan sesuai perkembangan, baik keterampilan praktis maupun keterampilan ilmu pengetahuan dan teknologinya terutama di bidang pembelajaran dan teknologi informasi;

4)   Database yang merupakan basis data berisi informasi bagi Sistem Pengambil Keputusan, Sistem Informasi Eksekutif, Sistem Analisis Informasi, Perawatan, Up-dating dan pengumpulan data lainnya, karena database adalah penyimpan informasi  dari setiap bagian/biro yang dibutuhkan pengguna.

5)   Aplikasi yang mengelola seluruh informasi secara langsung yang digunakan sebagai basis pengambil keputusan dan memberikan informasi penting yang diperlukan para pengguna;

6)   File yang berisi program dan data yang dapat disimpan di dalam media penyimpanan seperti pita komputer, CD dan flash-disc; 

7)   Prosedur adalah instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, dan instruksi untuk petugas SIM Sekolah sudah diberikan dengan jelas pada program tertentu di komputer atau di buku petunjuk;

8)   Penyelenggaraan SIM Sekolah ini dimonitor terus menerus oleh Kepala Sekolah, Komite dan Pengawas Sekolah.

b.    Pembelajaran di SMAN 3 Bandung telah berjalan efektif karena didukung oleh: informasi dari SIM Sekolah yang dapat membantu  para guru untuk mempersiapkan pembelajaran dengan matang, sehingga siswa dapat belajar dengan aktif, kreatif, namun kondusif, dan menyenangkan, serta dapat berfungsi sebagai muatan nurani untuk dihayati dan dipraktekan dalam kehidupannya.

c.    Pada SIM Sekolah terdapat sistem informasi pembelajaran SMAN 3 Bandung yang bertugas untuk: (a) mengolah data siswa, guru, sarana pembelajaran dan manajemen pembelajaran; (b) Menyediakan informasi yang berhubungan dengan proses pembelajaran, out put pembelajaran dan kendala-kendala yang dihadapi dalam proses pembelajaran tersebut.

d.   SIM Sekolah memberikan dukungan yang cukup besar pada kegiatan pembelajaran di SMAN 3 Bandung karena dengan kapasitas yang ada sekarang SIM sekolah dapat memberikan informasi tentang:

1)   Hasil pantauan dan pengumpulan data yang berhubungan dengan proses pembelajaran di SMAN 3 ini (yaitu data siswa, guru, manajemen dan sarana pembelajaran);

2)   Hasil olahan data SIM Sekolah adalah informasi yang tepat dan akurat diberikan kepada para penggunanya;

3)   Mengatasi masalah yang berhubungan dengan proses pembelajaran dengan cepat, karena informasi yang berhubungan dengan proses pembelajaran tersedia dalam bank data dan dapat dengan mudah diakses oleh para pengguna baik dalam lingkungan SMAN 3 maupun oleh masyarakat luas.

4)   Hasil akses informasi dari luar sistemnya yang memungkinkan sistem ini untuk selalu menyesuaikan diri dengan tuntutan para pengguna informasinya, kecanggihan teknologi informasinya dan tuntutan-tuntutan masyarakat luas lainnya.

5)   Informasi yang tertata dalam sistem jaringan memungkinkan Kepala Sekolah, guru, siswa dan pelaku organisasi lainnya dapat saling memberi dan menerima informasi untuk kelancaran tugas yang saling berhubungan dari waktu ke waktu, sehingga proses pembelajaran dapat berlangsung dengan efektif dan efisien.

Saran

Dari hasil penelitian ini dapat disarankan agar Kepala Sekolah, Komite dan Pengelola SIM Sekolah selalu: (a) mengawasi pemeliharaan  perlengkapan SIM Sekolah agar selalu dalam keadaan baik dan siap pakai; (b)  menyelenggarakan pelatihan di bidang TIK untuk staf non-guru maupun guru secara berkesinambungan, agar dapat melaksanakan tugasnya sesuai dengan kemajuan IPTEK saat ini sehingga dapat melayani siswa dengan baik, cepat dan menyenangkan.

  

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Z., 2005, Manajemen Sistem Informasi, Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Anatan, L., dan L.Ellitan. 2006. Peran Teknologi Informasi Dalam Implementasi Agile Manufacturing: Sebuah Tinjauan Konseptual. Proceeding Seminar Nasional Sistem Informatika. ISSN: 1419-2218, 138-144.

Anwar, 1996. Sistem Informasi Manajemen untuk Personil SD oleh Dinas P dan K Kotamadya Daerah Tingkat II Pekanbaru. Tesis, Pada PPS IKIP Bandung.

Ardiyansyah, 2002. Pengaruh Peng- gunaan Teknologi Terhadap Strategi Organisasi, Manajemen  Usahawan Indonesia XXXI. (September) 16-22.

Aunurrachman, 2009. Belajar dan Pembelajaran, CV. Alfabeta, Bandung.

Davis, B.G., 1988. Management Information System: Conceptual Foundations, Structure, and Development, Mc Graw-Hill Kogakusha, Ltd., Tokyo.

Ellitan, L., and L. Anatan, 2007. Sistem Informasi Manajemen, Konsep dan Praktis, Alfabeta, Bandung.

Fattah, N., 2008. Landasan Manajemen Pendidikan, Remaja Rosdakarya, Bandung.

Laudon, K.C. and J.P. Laudon, 2006. Management Information Systems, Managing The Digital Firm, Pearson Education International, Prentice Hall, New Yersey.

McLeod, R. Jr., G. Schell, A.I. Stonehill and M.H. Moffett, 2004. Management Information Systems, Eigth Edition, New York: Prentice Hall, Alih bahasa oleh: Hendra Teguh, Penerbit PT Indeks, Jakarta.

Mulyasa, E., 2006. Kurikulum yang Disempurnnakan, Remaja Rosda- karya, Bandung.

Mulyasa, E., 2009. Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan, Remaja Rosdakarya, Bandung.

Munir, MIT., 2008. Kurikulum Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi, Penerbit Alfabeta, Bandung.

Putra, S., 2004. Sistem Informasi Manajemen Sekolah. http://www.surya.com.

Rochaety, E., P. Rahayuningsih and P.G.Yanti, 2006. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Bumi Aksara, Jakarta.

Sagala, S., 2007. Konsep dan Makna Pembelajaran untuk Membantu Memecahkan Problematika Belajar dan Mengajar, Penerbit Alfabeta, Bandung.

Sagala, S., 2008. Budaya dan Reinventing Organisasi Pendidikan, Pemberdayaan Organisasi Pendidikan ke Arah yang Lebih Profesional dan Dinamis di Provinsi, Kabupaten/ Kota, dan Satuan Pendidikan, Penerbit Alfabeta, Bandung.

Sudrajat, A., 2008. Manajemen Sekolah. Pengertian, Fungsi dan Bidang Manajemen. Let’s Talk About Education. Akhmad Sudrajat. http://www.akhmad sudrajat.or.id

Sutikno, S., 2005. Pembelajaran Efektif,  NTB Press., Mataram.

Tim Dosen Administrasi Pendidikan UPI., 2009. Sistem Informasi Manajemen, Dalam Manajemen Pendidikan, CV. Alfabeta, Bandung.

Zulkarnaini, 2001. Manajemen Informasi Berbasis Komputer sebagai Pendukung Strategi Bisnis. Jurnal Ekonom. X. (17):

Wahab, A.A., 2008. Anatomi Orga- nisasi dan Kepemimpinan Pendi- dikan, CV. Alfabeta, Bandung.