Oleh:
Risris Nurjaman(1),
Arnia Fajarwati(2)
Jurusan TeknikIndustri Universitas Langlangbuana Bandung(1)
Jurusan Ilmu
Pemerintahan Universitas Langlangbuana Bandung(2)
ABSTRAK
Reformasi
birokrasi merupakan upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar
terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan. Fokus reformasi birokrasi
terutama aspek-aspek kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan (business process) dan sumber daya
aparatur
pemerintahan. Prosedur kerja tersebut sering disebut sebagai standar operasional prosedur (SOP). Metode penelitian yang digunakan yaitu dengan berlandaskan pada sistem manajemen kualitas (Quality Management System. Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Metode ini dilakukan berlandaskan pula pada desain pekerjaan. Desain pekerjaan menganalisis isi pekerjaan, persyaratan kerja dan konteks kerja. Penyusunan SOP tentunya harus memperhatikan aspek legalitas, jenis perizinan yang sudah ada, sumber daya yang dimiliki, prosedur dan keterkaitan antar Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Secara ringkas, SOP disusun dalam sebuah diagram alur pekerjaan. SOP permohonan perizinan dibagi ke dalam registrasi perizinan dan validasi lapangan dokumen teknis. Alur pekerjaan yang terdapat dalam SOP registrasi perizinan yaitu informasi, pendaftaran, pemeriksaan berkas dokumen teknis, validasi lapangan dokumen teknis, input dan proses data, pencetakan surat izin/keputusan, pengesahan surat izin/keputusan, pembayaran biaya registrasi dan serah terima surat izin/keputusan. Dengan adanya SOP ini aparatur penyelenggara pemerintahan dapat mempunyai panduan baku sehingga kepastian hukum dapat terjamin.
pemerintahan. Prosedur kerja tersebut sering disebut sebagai standar operasional prosedur (SOP). Metode penelitian yang digunakan yaitu dengan berlandaskan pada sistem manajemen kualitas (Quality Management System. Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Metode ini dilakukan berlandaskan pula pada desain pekerjaan. Desain pekerjaan menganalisis isi pekerjaan, persyaratan kerja dan konteks kerja. Penyusunan SOP tentunya harus memperhatikan aspek legalitas, jenis perizinan yang sudah ada, sumber daya yang dimiliki, prosedur dan keterkaitan antar Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Secara ringkas, SOP disusun dalam sebuah diagram alur pekerjaan. SOP permohonan perizinan dibagi ke dalam registrasi perizinan dan validasi lapangan dokumen teknis. Alur pekerjaan yang terdapat dalam SOP registrasi perizinan yaitu informasi, pendaftaran, pemeriksaan berkas dokumen teknis, validasi lapangan dokumen teknis, input dan proses data, pencetakan surat izin/keputusan, pengesahan surat izin/keputusan, pembayaran biaya registrasi dan serah terima surat izin/keputusan. Dengan adanya SOP ini aparatur penyelenggara pemerintahan dapat mempunyai panduan baku sehingga kepastian hukum dapat terjamin.
Kata
kunci:
Reformasi Birokrasi, PPTSP, SKPD, SOP Teknis, SOP Administrasi
ABSTRACT
Bureaucratic reform is an effort
to reform and fundamental changes to the systems of governance. The focus of
bureaucratic reform, especially the institutional aspects (organization),
management (business process) and resources of government officers. The
research method used is to be based on the quality management system (Quality
Management System. Quality management system focuses on the consistency of the
work process. This method also performed based on the work design. Work design
analyzing the content of jobs, working conditions and work context. SOP certainly
should pay attention to legal aspects, types of existing permissions,
resources, procedures and linkages between SKPD. In summary, the SOP are
arranged in a flow chart of work. SOP application for licensing in PPTSP is
divided into a licensing registration and validation of the field of technical
documents. The flow of work contained in the SOP registration is inforamasi
licensing, registration, inspection file technical documents, field validation
of technical documents, input and process data, printing permit /decision,
permit approval/decision, the registration fee payment and handover of license
/ decision . While this type of work contained in the SOP field validation of
technical documents that are validated document preparation, preparation of survey
equipment, field surveys confirm, the implementation of field survey and field
validation events making news. SOP development of public services should be
done with due regard to job specifications and development plans on SKPD.
Arranged so that the SOP can be used in a fairly long period of time. With the
apparatus of this SOP administrators may have established guidelines so that
legal certainty can be guaranteed.
Keyword:
Reformasi Birokrasi, Permenpan, Perbub, SOP, SKPD, SOP Teknis, SOP Administrasi
PENDAHULUAN
Latar
belakang
Reformasi birokrasi
telah men- jadi isu dan agenda nasional mengingat secara formal dituangkan
dalam kebijakan pemerintah, sebagaimana diatur dalam peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/15/M.PAN/7/2008 tentang Pedoman umum
Reformasi Birokrasi. Pedoman tersebut didasarkan pada hakikat dari reformasi
birokrasi yaitu merupakan upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan
mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek-aspek
kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan (business
process) dan sumber daya aparatur.
Salah satu program
aspek penataan ketatalaksanaan dalam kerangka reformasi birokrasi adalah
kegiatan penyusunan tatalaksana (business
process) yang menghasilkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada setiap
proses kerja utama dan subproses yang ada dalam organisasi. Pemerintah perlu
secara aktif mem- fasilitasi dan mendorong terwujudnya SOP, khususnya yang
melibatkan beberapa Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan SOP eksternal pada Badan Pelayanan Perizinan Terpadu.
Tentunya hal tersebut dengan pertimbangan bahwa SOP yang di- maksud memiliki
tingkat kompleksitas dan dampak strategis yang tinggi bagi peningkatan mutu
layanan publik. Disisi lain, kegiatan tersebut diharap- kan mampu memberikan
kontribusi bagi upaya-upaya pelaksanaan refor- masi birokrasi.
Masalah
penelitian
Dalam
rangka kegiatan Penyusunan SOP antar SKPD dapat diidentifikasikan beberapa
masalah, yaitu bagaimana SOP perizinan yang telah dilimpahkan oleh Bupati
Kepada Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu?
Tujuan
Dalam memberikan
dukungan- bagi upaya mewujudkan terselenggara nya tata kelola pemerintahan yang
baik melalui penataan ketatalaksanaan. Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu menyusun
SOP perizinan Pelayanan Perizinan Terpadu yang berkaitan dengan berbagai jenis
perizinan dan SKPD.
Batasan
Penelitian
1.
Jenis-jenis perizinan dan spesifi- kasi
perizinan yang dilimpahkan berkaitan dengan berbagai SKPD.
2.
Analisa banyaknya dan spesifikasi tenaga
kerja (petugas) yang di- butuhkan tidak dilakukan.
3. Waktu
proses tidak dikaji karena mengacu pada regulasi pemerintah yang baku.
4.
SOP pemeriksaan teknis di lapangan tidak
disusun karena merupakan tanggung jawab SKPD terkait.
TINJAUAN
PUSTAKA
Dasar
Hukum
Pencapaian
optimalisasi suatu pekerjaan tidak terlepas dari peran serta sumber daya
manusia yang mendukung suatu sistem dan bentuk sistem yang optimal untuk
dijalankan oleh sumber daya manusia. Pencapaian optimalisasi akan terus
berlanjut seiiring dengan perkembangan dan dinamika ling- kungan. Dikarenakan
sistem kelemba- gaan akan selalu mengandung sistem birokrasi, maka harus terus
menerus dibenahi untuk mengakomodasi dinamika lingkungan tersebut. Pembenahan
sistem birokrasi tersebut sering disebut dengan reformasi birokrasi. Dasar hukum reformasi birokrasi yaitu
yaitu Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:
Per/15/M.Pan/7/2008 tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi. Pertimbangan peraturan Menteri ini yaitu
dalam rangka mempercepat tercapainya tatakelola pemerintahan yang baik, maka
diperlukan reformasi birokrasi di seluruh Kementerian, Lembaga Pemerintah dan
Pemerintah Daerah. Pedoman
umum ini digunakan sebagai acuan bagi Kementerian, Lembaga Pemerintah dan
Pemerintah Daerah untuk menyusun dan melaksana kan program reformasi birokrasi
dilingkungan instansi masing-masing. Pedoman
umum ini juga merupakan sumber dari petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis
dari aktivitas reformasi birokrasi yang disusun secara terpisah. Menindaklanjuti pedoman umum biro- krasi
reformasi, Kementrian Pendaya- gunaan aparatur negara mengeluarkan Peraturan
Menteri Nomor: PER/21/M.- PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyu- sunan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. Peraturan ini mengamanatkan
perlunya SOP Administrasi Pemerintahan yang bertujuan secara umum untuk mem- bangun/membentuk
pelaku aparatur negara dengan integritas tinggi, produktivitas tinggi dan
bertanggung jawab serta kemampuan memberikan pelayanan yang prima melalui pembaharuan
dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama
menyangkut aspek kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan (business process) dan aspek sumber daya
aparatur atau dapat dikatakan bahwa penyusunan SOP merupakan salah satu unsur
penting dalam pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan dalam peningkatan pela- yanan
dan kinerja organisasi. Kaitan antara standar operasional prosedur sebagai
pedoman pelaksanaan
adminis- trasi perkantoran dengan peningkatan pelayanan kinerja organisasi
(pada instansi pemerintah) dapat diketahui dari kaitan antara isi kebijakan SOP
dengan isi kebijakan peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi yang dalam
hal ini tertuang dalam Permenpan Nomor: PER/15/M.PAN/7/ 2008. Adapun kaitan isi
kebijakan SOP dengan kebijakan peningkatan pelayanan dan kinerja adalah:
1.
Kaitan
antara dasar kebijakan SOP dengan kebijakan reformasi biro- krasi adalah bahwa
kebijakan reformasi birokrasi dijadikan seba- gai dasar ontologis (latar
belakang keberadaan) bagi kebijakan SOP. Hal ini jelas dinyatakan dalam
konsideran kebijakan SOP, yaitu bahwa dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi
di seluruh kementrian atau lembaga atau pemerintah daerah maka di pandang perlu
menyusun standar operasional prosedur (SOP) admi- nistrasi pemerintahan.
Sedangkan konsideran kebijakan reformasi birokrasi adalah bahwa dalam rangka
mempercepat tercapainya tatakelola pemerintahan yang baik maka dipandang perlu
melakukan reformasi birokrasi di seluruh kementrian atau lembaga atau pemerintahan daerah.
2.
Kaitan
antara tujuan dan sasaran kebijakan SOP dengan kebijakan reformasi birokrasi
adalah bahwa tujuan dan sasaran kebijakan SOP menjadi prasyarat dan syarat
dalam kebijakan reformasi birokrasi. Adapun secara lengkap tujuan kebijakan SOP
adalah untuk memberikan pedoman bagi seluruh instansi pemerintah dalam meng- identifikasi,
merumuskan, menyu- sun, mengembangkan, memonitor serta mengevaluasi SOP adminis-
trasi pemerintahan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang di laksanakannya.
Sedangkan sasaran kebijakan SOP adalah:
a.
Setap
instansi pemerintah sampai dengan unit terkecil memiliki SOP-nya masing-masing;
b.
Penyempunaan
proses penye- lenggaraan pemerintahan;
c.
Ketertiban
dalam penyeleng- garaan pemerintahan;
d.
Peningkatan
kualitas pelayanan kepada masyarakat
Di sisi tujuan dan
sasaran kebijakan reformasi birokrasi adalah:
a.
Integritas
tinggi yaitu perilaku aparatur negara yang dalam bekerja senantiasa menjaga
sikap profesional dan menjun- jung tinggi nilai-nilai moralitas (kejujuran,
kesetiaan dan komitmen) serta menjaga keutuhan pribadi;
b.
Produktivitas
tinggi dan ber- tanggungjawab, yaitu hasil optimal dicapai oleh aparatur negara
dari serangkaian program kegiatan yang inovatif, efektif dan efisien dalam
mengelola sumber daya yang ada serta ditunjang oleh dedikasi dan etos kerja
yang tinggi;
c.
Kemampuan
memberikan pelayanan yang prima yaitu kepuasan yang dirasakan oleh publik
sebagai dampak dari hasil kerja birokrasi yang profesional, berdedikasi dan
memilki nilai moral yang tinggi dalam menjalankan tugasnya sebagai abdi dan
masyarakat terutama dalam memberikan pelayanan prima kepada publik dengan
sepenuh hati dan rasa tanggungjawab. Sedangkan sasaran kebijakan reformasi
birokrasi adalah mengubah pola pikir dan sistem manajemen pemerintahan.
3.
Kaitan
isi kebijakan SOP dengan isi kebijakan reformasi birokrasi adalah bahwa isi
kebijakan SOP merupakan
operasionalisasi kebijakan reformasi birokrasi atau dengan kata lain isi
kebijakan SOP merupakan pendukung isi kebi- jakan reformasi birokrasi. Dengan
demikian dapat dikatakan bahwa kebijakan reformasi birokrasi merupakan sumber
dan muara dari kebijakan SOP. Kedua kebijakan ini difasilitasi oleh satu tim
yang sama yaitu tim kerja reformasi birokrasi. Adapun isi kebijakan SOP adalah:
a.
Pedoman
penyusunan SOP administrasi pemerintah diguna- kan sebagai acuan bagi
kementrian/lembaga/pemerintah daerah untuk menyusun SOP administrasi pemerintah
di lingkungan masing-masing;
b.
Hal-hal
yang belum jelas dalam pedoman ini dapat dikonsultasi- kan lebih lanjut dengan
tim kerja reformasi birokrasi.
Sedangkan isi kebijakan reformasi
birokrasi adalah:
a.
Pedoman
umum reformasi biro- krasi digunakan sebagai acuan bagi kementrian atau lembaga atau pemerintah daerah untuk menyusun dan
melaksana kan program reformasi birokrasi di lingkungan instansinya
masing-masing;
b.
Hal-hal
yang belum jelas dalam pedoman umum ini dapat dikonsultasikan lebih lanjut
dengan tim kerja reformasi birokrasi.
4.
Kaitan
dokumen hasil kebijakan SOP dengan dokumen hasil kebijakan reformasi birokrasi
adalah bahwa dokumen hasil kebijakan SOP merupakan salah satu syarat utama bagi
pengajuan reformasi birokrasi yang merupa- kan ketentuan dari kebijakan
reformasi birokrasi. Adapun dokumen hasil kebijakan SOP adalah dokumen yang
berisi:
a.
Halaman
judul
b.
Surat
keputusan pimpinan kementrian/lembaga/pemerintah daerah
c.
Daftar
isi dokumen SOP
d.
Penjelasan
singkat penggunaan
e.
Dokumen
dasar SOP yang ter- diri dari identitas SOP (memuat data nama, satuan
kerja/unit kerja, nomor dokumen, tanggal pembuatan, tanggal revisi, tanggal
efektif, pengesahan dari pejabat yang berwenang), ketentuan pokok mengenai SOP
(dasar hukum, keterkaitan, peringatan, kualifikasi personil, peralatan dan
perlengkapan, pendataan serta pencatatan) dan prosedur SOP (flow chart, mutu baku, kelengkapan, waktu, output
dan keterangan sebagai penjelasan singkat dari SOP). Sedangkan dokumen yang
dipersyaratkan dalam kebijakan reformasi birokrasi adalah lebih kurang 23
dokumen yang salah satunya adalah SOP
Organisasi
Organisasi
merupakan suatu sistem yang mana selalu terdapat berbagai unsur yang satu sama
lain mempunyai keterkaitan yang sangat erat atau malahan mempunyai saling
ketergantungan. Perubahan yang terjadi salam satu unsur akan mempengaruhi dan
malah sering menyebabkan perubahan pada unsur atau bagian yang lain. Sebagai
suatu sistem yang mempunyai unsur saling berkaitan, organisasi sesungguhnya
merupakan suatu sistem yang terbuka. Organisasi memasukan sumber energi dan
lingkungan sekitarnya. Umpan balik sesungguhnya berperan sebagai suatu
mekanisme yang turut mengatur kehidupan suatu organisasi. Jenjang organisasi
berupa susunan atau kerangka peranan dan tanggungjawab merupakan suatu unsur
penting dari suatu subsistem manajerial. Subsistem ini sangat dipengaruhi oleh
teknologi organisasi termasuk pelaksanaan kebijakan yang digariskan serta
ketentuan formal yang dipergunakan. Subsistem ini dipengaruhi oleh proses
pengambilan keputusan, sistem peng- hargaan, hukuman dan lain-lain yang
memungkinkan terjadinya proses manajerial dalam organisasi tersebut
(Indrawijaya, 1998). Tujuan
berkaitan dengan arah yang hendak ditempuh organisasi, karena itu tujuan
organisasi harus direncanakan sebaik mungkin dengan melibatkan anggota
organisasi, mulai dari perumusan sampai pada pelaksanaan atau upaya
pencapaiannya. Struktur berkaitan
dengan hubungan-hubungan logis antara berbagai fungsi dalam organisasi termasuk
juga semua kegiatan pembagian kerja ke dalam satuan-satuannya dan koordinasi
satuan -satuan tersebut. Struktur
organisasi merupakan suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari
hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang
menunjuk- kan kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu
sistem kerjasama. Mekanisme
tata kerja adalah sesuatu yang terdiri atas bagian-bagian yang saling ber- hubungan
dan membentuk satuan tersebut. Mekanisme
dapat mengacu pada barang, aturan, organisasi, perilaku dan sebagainya.
Mekanisme tata kerja akan sangat bermanfaat bagi organisasi dalam hal membantu
dalam koordinasi dan integrasi kerja, dan membantu memonitor kerja organisasi,
sehingga dapat diketahui apakah suatu kegiatan dapat berjalan baik atau buruk.
Unsur-unsur penting dalam mekanisme tata kerja meliputi; prosedur kebijakan,
agenda, pertemuan formal, aktivitas dan tersedianya sarana atau alat yang mungkin
ditemukan untuk membantu orang-orang untuk bekerjasama; dan penemuan, kreati- vitas
pegawai secara spontan untuk memecahkan permasalahan dalam bekerja (Atmoko,
2011).
Organisasi
adalah jaringan tata kerja sama kelompok orang-orang secara teratur dan
kontinue untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan dan didalamnya
terdapat tata cara bekerjasama dan hubungan antara atasan dan bawahan.
Organisasi tidak hanya sekedar wadah tetapi juga terdapat pembagian kewenangan,
siapa mengatur apa dan kepada siapa harus bertanggung jawab. Organisasi dapat
dilihat dari dua sudut pandang yaitu pandangan obyektif dan pandangan
subyektif. Dari sudut pandang obyektif, organisasi berarti struktur, sedangkan
berdasarkan pada pandangan subyektif, organisasi berarti proses. Kaum
obyektivis menekankan pada struktur, perencanaan, kontrol, dan tujuan serta
menempatkan faktor-faktor utama ini dalam suatu skema adaptasi organisasi,
sedangkan kaum subyektif mendefinisi
kan organisasi sebagai perilaku peng- organisasian (organizing behaviour). Organisasi
sebagai sistem sosial, mempunyai tujuan-tujuan kolektif ter- tentu yang ingin
dicapai. Ciri pokok lainnya adalah adanya hubungan antar pribadi yang
terstruktur ke dalam pola hubungan yang jelas dengan pembagian fungsi yang jelas,
sehingga membentuk suatu sistem administrasi. Hubungan yang terstruktur
tersebut bersifat otoritatif, dalam arti bahwa masing-masing yang terlibat
dalam pola hubungan tersebut terikat pada pembagian kewenangan formal dengan
aturan yang jelas. Fremont Kast dan James Rosenzweig (2000) dalam
Atmoko (2011) mengatakan
bahwa organisasi merupakan suatu subsistem dari lingkungan yang lebih luas dan
berorientasi tujuan (orang-orang dengan tujuan), termasuk subsistem teknik
(orang-orang memahami pengetahuan, teknik, peralatan dan fasilitas), subsistem
struktural (orang-orang bekerja bersama pada aktivitas yang bersatu padu),
subsistem jiwa sosial (orang-orang dalam hubungan sosial), dan dikoordinasikan
oleh sub sistem manajemen (perencanaan dan pengontrolan semua kegiatan).
Kinerja atau juga disebut performance dapat didefinisikan sebagai pencapaian
hasil atau the degree of accomplishment.
Sementara itu, Atmosudirdjo (1997) dalam
Atmoko (2011) mengatakan
bahwa kinerja juga dapat berarti prestasi kerja, prestasi penyelenggaraan
sesuatu. Faustino (1995)
dalam Atmoko (2011) memberi batasan kinerja sebagai suatu cara mengukur
kontribusi-kontribusi dari individu-individu anggota. Peter Jennergen (1993) dalam
Atmoko (2011) men-
definisikan kinerja organisasi adalah tingkat yang menunjukkan seberapa jauh
pelaksanaan tugas dapat dijalan- kan secara aktual dan misi organisasi
tercapai. Selanjutnya Pamungkas (2000) dalam
Atmoko (2011) menjelas- kan
bahwa kinerja adalah penampilan cara-cara untuk menghasilkan suatu hasil yang
diperoleh dengan aktivitas yang dicapai dengan suatu unjuk kerja. Dengan
demikian, kinerja adalah konsep utama organisasi yang menunjukkan seberapa jauh
tingkat kemampuan pelaksanaan tugas-tugas organisasi dilakukan dalam rangka
pencapaian tujuan. Penilaian
terhadap kinerja dapat dijadikan sebagai ukuran keberhasilan suatu organisasi dalam kurun waktu tertentu.
Penilaian tersebut dapat juga dijadikan input bagi perbaikan atau peningkatan
kinerja organisasi selanjutnya. Dalam institusi pemerintah khususnya, penilaian
kinerja sangat berguna untuk menilai kuantitas, kualitas, dan efisiensi
pelayanan, memotivasi para birokrat pelaksana, melakukan penyesuaian anggaran,
mendorong pemerintah agar lebih memperhatikan kebutuhan masyarakat yang
dilayani dan menuntun perbaikan dalam pelayanan publik. Penilaian terhadap kinerja dapat
dijadikan sebagai ukuran keberhasilan suatu organisasi dalam kurun waktu tertentu.
Penilaian tersebut dapat juga dijadikan input bagi perbaikan atau peningkatan
kinerja organisasi selanjutnya. Dalam institusi pemerintah khususnya, penilaian
kinerja sangat berguna untuk menilai kuantitas, kualitas, dan efisiensi
pelayanan, memotivasi para birokrat pelaksana, melakukan penyesuaian anggaran,
mendorong pemerintah agar lebih memperhatikan kebutuhan masyarakat yang
dilayani dan menuntun perbaikan dalam pelayanan publik. Weisbord (1993) dalam
Atmoko (2011) mengemukakan
6 indikator pengukuran kinerja organisasi publik, yang meliputi tujuan,
struktur, reward, mekanisme tata kerja, tata hubungan dan kepemimpinan. Lenvine
(1996) dalam Atmoko (2011) mengemukakan tiga konsep yang dapat
digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik, yakni:
1.
Responsivitas
(responsiveness): menggambarkan
kemampuan organisasi publikdalam menjalankan misi dan tujuannya terutama untuk
memenuhi kebutuhan masyarakat.
Penilaian responsivitas bersumber pada data organisasi dan masya- rakat, data
organisasi dipakai untuk mengidentifikasi jenis-jenis kegiatan dan
programorganisasi, sedangkan data masyarakat pengguna jasa diperlukan untuk meng- identifikasi demand dan kebutuhan masyarakat.
2.
Responsibilitas
(responsibility): pelaksanaan
kegiatan organisasi publik dilakukan sesuai
dengan prinsip-prinsip administrasi yang benar atau sesuai dengan kebijakan organisasi
baik yang implisit atau eksplisit. Responsibilitas dapat di nilai dari analisis
terhadap dokumen dan laporan kegiatan organisasi. Penilaian dilakukan dengan men-
cocokan pelaksanaan kegiatan dan program organisasi dengan prosedur administrasi dan ketentuan-keten- tuan
yang ada dalam organisasi.
3.
Akuntabilitas
(accountability): menunjuk pada
seberapa besar kebijakan dan kegiatanorganisasi publik tunduk pada para pejabat
politik yang dipilih oleh rakyat. Data akuntabilitas dapat diperoleh dari
berbagai sumber, seperti penilaian dari wakilrakyat, para pejabat politis dan
masyarakat.
Meskipun terdapat perbedaan
antara manajemen antara manajemen kinerja sektor publik dan sektor swasta
tetapi pada dasarnya mereka memiliki tugas manajemen yang sama yaitu menetapkan
sasaran, mengembangkan prioritas dan strategi, penganggaran dan pengelolaan
sumber daya, perencanaan implementasi, monitor kemajuan dan menghitung
penggunaan sumber daya dan pencapaian sasaran. Disamping tugas manajemen
tersebut, manajemen kinerja juga memilki keterkaitan area yang luas yaitu
gelanggang politis, sistem perencanaan, sistem keuangan, pelayanan sistem
operasi, manajemen sistem informasi, sistem kepegawaian dan sistem legal.
Sedangkan informasi yang dihasilkan dalam manajemen kinerja ditujukan untuk
pemangku kepentingan yang terkait adalah:
1.
Parlemen
sebagai bahan pertim- bangan.
2.
Pelayanan
dan negosiasi standar pelayanan.
3.
Masyarakat
sebagai pertanggung- jawaban umum.
4.
Kementrian
sebagai alokasi sumber daya dan untuk pertanggungjawaban
5.
Manajer
organisasi sebagai bahan perencanaan, membantu menentu- kan skala prioritas dan
alokasi sumber daya untuk evaluasi dan pertanggungjawaban.
6.
Manajer
program, lini dan regional sebagai bahan ntuk perencanaan, alokasi sumber daya,
menetapkan prioritas dan monitoring.
7.
Auditor
umum sebagai bahan untuk pertanggungjawaban.
8.
Departemen
keuangan dan para agen pusat sebagai bahan untuk estimasi dan untuk monitoring.
9.
Kompetitor
dan industri strategis sebagai bahan untuk analisa persaingan dan untuk
pertimbangan hak kekayaan.
Desain Pekerjaan
Desain pekerjaan
diawali dengan analisis pekerjaan. Analisis pekerjaan adalah memberikan uraian
atas pekerjaan itu sendiri. Individual
yang mengerjakan analisis pekerjaan meng- umpulkan informasi tentang 3 aspek
yaitu isi pekerjaan, persyaratan kerja dan konteks kerja. Isi pekerjaan dituju-
kan pada aktivitas yang dibutuhkan oleh pekerjaan tergantung pada analisis
pekerjaan tertentu yang digunakan, penjabaran ini dapat dalam ruang lingkup
yang luas dan sempit. Persyaratan kerja adalah pendidikan, pengalaman, lisensi,
dan karakteristik pribadi lain yang diharapkan dari seorang individu bila
mengerjakan isi pekerjaan. Persyaratan pekerjaan sebaiknya juga
mengidentifikasikan keterampilan, kemampuan, pengeta- huan dan karakteristik
personal lain yang diperlukan untuk melakukan isi pekerjaan dalam kondisi
tertentu. Konteks pekerjaan mencerminkan pada faktor seperti permintaan fisik
dan kondisi pekerjaan. Derajat tanggung gugat dan tanggung jawab dibutuhkan
dalam keadaan yang paling baik sekalipun (Gibson, et. al., 1997).
Kegiatan pembinaan
pegawai terhadap fungsi pekerjaan dan usaha untuk meningkatkan daya guna dan
hasil guna. Hubungan pekerjaan dengan sumber daya manusia mampu menjalankan
proses kerjasama untuk pencapaian tujuan. Pengembangan organisasi didasarkan
pada desain pekerjaan merupakan suatu usaha berencana yang digunakan untuk men-
capai daya guna dan hasilguna sumber daya manusia. Lebih didorong lagi kemajuan
pengembangan pekerjaan jika didukung oleh penciptaan suasana atau iklim kerja
yang dapat mendorong para anggotanya mengembangkan potensi mereka secara
optimal. Pengembangan teknologi. Per- kembangan teknologi dan tuntutan
kemampuan organisasi menuntut setiap organisasi untuk secara berencana dan
sistematik mengembangkan kemam- puan para manajernya. Pengembangan tersebut
baik yang berhubungan dengan kemampuan melaksanakan berbagai fungsi manajerial
untuk mengembang- kan fungsi baru (Indrawijaya, 1998).
Standar
Operasional Prosedur (SOP)
SOP
merupakan sebuah instruksi yang tertulis untuk dijadikan pedoman dalam
menyelesaikan tugas rutin dengan cara yang efektif dan efisien. SOP disusun
bertujuan untuk meng- hindari terjadinya variasi atau penyim- pangan dalam
proses penyelesaian kegiatan oleh setiap aparatur yang akan mengganggu kinerja
secara keselu- ruhan. SOP harus berupa uraian yang jelas dan rinci mengenai apa
yang harus dilakukan pegawai selama melaksanakan tugas serta standar pencapaian
pada suatu unit kerja (Setda, 2010).
Istilah SOP merupakan
istilah yang tidak asing lagi bagi sebagian kalangan masyarakat. Istilah SOP sering
dipakai dikalangan birokrasi, kalangan profesional, kalangan industriawan dan
pengusaha. Terkadang penyebutan istilah SOP pada masing-masing kalangan ter- kadang
berbeda-beda seperti protap (prosedur tetap), SPO (standar prosedur operasi),
SBO (standar operasional baku) dan lain-lain. Bila dirunut dari istilahnya
berasal dari kata bahasa inggris yaitu standard
operating procedures.Istilah SOP merujuk pada pengertian mengenai sebuah
prosedur operasi standar yang merupakan serangkaian instruksi yang bersifat
membatasi prosedur operasi tanpa kehilangan keefektivitasannya. Disisi lain,
SOP juga berfungsi sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat
kinerja dan hasil organisasi atau dengan kata lain bahwa SOP merupakan suatu
sisitem prosedur operasi yang bertitik tolak pada kualitas. Sebagai sistem yang
bertitik tolak pada kualitas, maka SOP berlaku pada seluruh aspek kehidupan
manusia yang salah satunya adalah administrasi perkantoran. Administrasi perkantoran
merupakan urusan yang tidak dapat dilepaskan dari penyelenggraan urusan publik
maupun privat baik yang diselenggarakan oleh pemerintah, swasta maupun
perseorangan. Dalam hal ini, pengertian administrasi perkantoran yang dimaksud
adalah administrasi perkantoran. Administrasi perkantoran merupakan serangkaian
aktivitas merencanakan, nengorganisasi kan, mengarahkan, dan mengendalikan sampai menyelenggarakan
perkantoran. Dalam rangka peningkatan pelayanan dan kinerja organisasipada
umumnya dan kinerja penyelenggaraan urusan administrasi perkantoran pada khusus- nya, maka
administrasi perkantoran memerlukan adanya suatu pedoman pelaksanaan yang
memberikan arahan dan rambu-rambu yang dipergunakan dalam pencapaian tujuan
yang telah ditentukan secara efektif dengan didukung oleh peraturan yang
berlaku. Dalam praktek pelaskanaan pekerjaan sehari-hari pada suatu organisasi
pada umunya dikenal 2 istilah terkait dengan prosedur pelaksanaan pekerjaan
yaitu standar operasional prosedur dan standar operasi panduan (SOG). Persamaan
kedua standar prosedur ini yaitu sama-sama menetapkan hasil akhir
pekerjaan/tugas. Sedangkan per- bedaannya adalah pada SOP secara relatif tidak langsung
menyatakan tingkatan tugas yang tidak fleksibel atau dengan kata lain dapat
disama-artikan dengan instruksi. SOP mengharuskan pelaksana tugas
melaksanakan tugas secara ketat pada masing-masing tahapan pelaksanaan tugas.
SOP diterapkan pada urusan yang bersifat tidak darurat dan dapat diprediksi. Sedangkan
SOG secara tidak langsung menyatakan adanya kebebasan dalam pelaksanaan tugas
yang berarti bahwa pelaksana tugas diberi kebebasan untuk menentukan cara
pelaksanaan tugasnya dan yang terpenting adalah pencapaian hasil seperti yang
telah ditargetkan. SOG diterpakan pada urusan yang bersifat darurat dan sulit
diprediksi. Selanjut- nya terkait dengan pelaksanaan admi- nistrasi
perkantoran, SOP memiliki karakter yang dapat mendukung peningkatan kinerja
administrasi per- kantoran antara lain (Insani, 2009):
1.
SOP
dapat diartikan sebagai suatu petunjuk organisatoris yang menetap kan suatu
tindakan baku. Hal ini mengandung maksud bahwa dengan adanya SOP maka segala
tingkah laku petugas/pekerja yang melaku- kan tindakan terkait dengan
administrasi perkantoran memiliki langkah-langkah yang sama. Dengan demikian
maka setiap pekerjaan yang dilakukan menghasil kan keluaran sementara maupun
keluaran akhir yang sama meskipun terdapat perbedaan pelaksana dengan
pelanggan/konsumen yang berbeda pula.
2.
SOP
berisi petunjuk yang menjelas- kan cara yang diharpakan dan di- perlukan oleh
petugas/pekerja dalam melakukan / menyelenggarakan pekerjaan administrasi
perkantoran. Dengan demikian maka dengan adanya SOP setiap pekerja/petugas
dilengkapi dengan petunjuk yang berisi tahapan pelaksanaan pekerjaan (petunjuk kerja) yang
memberikan pengawasan terhadap proses dan hasil perkerjaan.
3.
Secara
menyeluruh, satuan SOP akan menggambarkan secara detail cara bagian organisasi
bekerja. Hal ini berarti bahwa dengan menge- tahui ataupun menelaah keseluruhan
SOP administrasi perkantoran suatu oeranisasi maka akan dapat meng- gambarkan
mekanisme kerja dalam hal yang dilakukan oleh suatu organisasi atau
menggambarkan proses administrasi perkantoran.
4.
SOP
tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan, tetapi meng- gambarkan peraturan
organiasai untuk melakukan pekerjaan. Ber- dasarkan karakteristik ini maka SOP
tidak begitu rumit dan kompleks karena SOP hanya menggambarkan tahapan-tahapan
pelaksanaan pekerjaan bukan cara melakukan pekerjaan yang berimplikasi ter- hadap
tingkat kerumitan dan kompleksitas pengetahuan dan per- syaratan yang
diperlukan. Meski pun demikian SOP mempersyarat- kan setiap tahapan pelaksanaan
pekerjaan/tugas yang dilakukan harus mendukung dengan peraturan organisasi yang
berlaku. Hal ini dimaksudkan bahwa SOP tidak hanya merupakan perintah untuk
melakukan suatu pekerjaaj dengan hasil tertentu tetapi juga meliputi pelindung
bagi pekerja/petugas dari tuntutan hukum apabila terjadi suatu permasalahan
terhadap proses mau pun hasil pekerjaan.
Terkait
dengan peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi dalam adinistrasi
perkantoran, maka SOP memiliki arti penting sebagai berikut:
1.
Pengembangan
misi organisasi secara umum dan misi administarasi perkantoran secara
khusus. Hal ini berarti bahwa dengan
adanya SOP maka pengembangan misi organisasi ataupun misi administrasi per- kantoran
mejadi lebih mudah karena dengan adanya SOP akan tergambar kan kaitan aktivitas
satu dengan yang lainnya sehingga pengem- bangan kativitas yang satu akan
berimplikasi pada pengembangan aktivitas yang kesemuanya ter- isyaratkan dengan
SOP yang telah ada maupun SOP yang potensial harus ada.
2.
Pemantapan
peraturan dan per- syaratan yang harus mengatur pekerjaan administrasi
perkantoran. SOP berisi aktivitas, aktor, keleng- kapan, waktu, keluaran, dasar
hukum, persyaratan pelaksana, per- lengkapan, pencatatan, peringatan serta keterkaitan dengan pekerjaan lain dari
suatu pekerjaan adminstrasi perkantoran. Hal ini berarti bahwa dengan adanya
SOP maka peraturan dan persyaratan yang mengatur pekerjaan administrasi kantor
ter- identifikasi dengan jelas sehingga apabila terjadi penyimpangan dan
kesalahan dapat terdeteksi dengan baik atau dengan kata lain bahwa peraturan
dan persyarakat yang mengatur pekerjaan administrasi perkantoran menjadi
semakin mantap.
3.
Pengaturan
kompleksitas peralatan dan teknik pelaksanaan pekerjaan administrasi
perkantoran. Dalam dokumen SOP tergambar secara eksplisit dan jelas peralatan
yang diperlukan dan tahapan-tahapan pelaksanaan pekerjaan administrasi
perkantoran. Dengan demikian, maka penyiapan dan pengaturan peralatan dapat
dilakukan secara lebih dini dan memungkinkan untuk melakukan pengecekan sebelum
peralatan tersebut digunakan. Di samping
itu juga
dapat dilakukan pengaturan terhadap teknik pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan
sekuennya dari sejak mulai sampai dengan akhir kegiatan administrasi
perkantoran.
4.
Memantapkan
koordinasi dan sistem pelaporan dengan pihak yang terkait dengan urusan
administrasi per- kantoran. Didalam dokumen SOP terdapat informasi mengenai
keter- kaitan antara aktivitas yang di SOP kan dengan aktivitas lainnya. Di samping
itu, dokumen SOP juga tergambar hubungan antara satu aktor pelaksana dengan
satu aktor pelaksana lainnya dan satu dokumen sebagai keluaran kegiatan dan
sekaligus juga menjadi input bagi kegiatan lainnya. Dengan demikian maka dengan
adanya dokumen SOP maka dapat diketahui alur kegiatan, hubungan antar aktor dan
keter- kaitan dokumen yang memudahkan dalam koordinasi dan sistem pelaporan
yang pada akhirnya memantapkan koordinasi dan sistem pelaporan kegiatan
administrasi perkantoran.
Penerapan SOP dalam pelak- sanaan pekerjaan
administrasi per- kantoran yaitu dapat penjelasan kinerja yang diharapkan oleh
pimpinan orga- nisasi pada umumnya dan pimpinan bagian administrasi
perkantoran pada khususnya. SOP menggambarkan dan mendokumentasikan kinerja
pekerja dalam melaksanakan tugasnya sehingga kinerja pegawai dapat dimonitor
oleh pimpinannya. Dengan demikian maka pimpinan dapat mem- berikan
penghargaan dan hukuman yang sesuai kepada pegawai untuk selalu mempertahankan
kinerja ber- dasarkan hasil implementasi SOP. Standarisasi aktivitas yang ada diurusan
administrasi perkantoran diidentifikasikan dengan tindakan dan peran yang
disepakati baik dalam standarisasi aktivitas, tindakan koordinasi dan
komunikasi dalam urusan administrasi perkantoran. Informasi yang ada dapat
dijadikan sebagai acuan pelatihan dikarenakan memuat kerangka program
pelatihan, pertemuan dan diskusi. Jika terdapat kesenjangan antara kompetensi
yang dipersyaratkan dalam SOP dengan yang dimilki oleh pelaksanan SOP tersebut,
maka dapat diatasi dengan program pelatihan peningkatan kompetensi. Proses
penelitian dan pengembangan SOP mencakup
kesempatan para pimpinan administrasi perkantoran untuk membandingkan secara
langsung pelaksanaan pekerjaan dengan kondisi yang diharapkan berdasarkan
peraturan yang ada. Untuk itu, dengan adanya dokumen SOP yang berisi informasi
mengenai kondisi, pelaksana dan proses pelaksanaan pekerjaan yang diharapkan
dapat dijadikan sebagai dasar penilaian terhaap proses da hasil kerja pelaksana
urusan adminstrasi perkantoran yang dapat dijadikan sebagai unpan balik guna
perbaikan kinerja organisasi pada umumnya dan kinerja pelaskana/ pekerja pada khususnya. Keseluruhan dokumen SOP berisi
mengenai cara suatu orgaisasi pada umunya dan bagian administrasi perkantoran
pada khususnya melaksanakan kegiatan yang terkait dengan tugas dan fungsi- nya. Dengan
mengetahui SOP maka profil organisasi yang bersangkutan dapat diketahui oleh
pihak eksternal. Jika pandangan terhadap keseluruhan SOP baik, maka citra
organiasi juga akan baik. Dengan demikian maka SOP dapat menjelaskan filosofi
dan rekomendasi praktis organisasi kepada pihak luar organisasi. Pada penyusunan SOP dipersingkat dengan diagram alur (flowchart). Flowchart digambarkan
sebagai tahapan-tahapan dari pelak- sanaan awal kegiatan sampai dengan akhir kegiatan tersebut
dilakukan.
Konsep peningkatan pelayanan
dan kinerja organisasi merujuk pada konsep manajemen kinerja. Oleh sebab itu
sebelum memahami konsep peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi sebaiknya
dipahami terlebih dahulu konsep manajemen kinerja. Manajemen kinerja adalah
penilaian yang sistematis terhaap efektivitas dan efisiensi pelayanan yang
diberikan kepada masyarakat. Berdasarkan pengertian tersebut maka manajemen
kinerja dapat diterapkan pada sektor publik maupun sektor swasta. Terdapat 5
perbedaan antara manajemen kinerja pada sektor publik dan manajemen kinerja
pada sektor swasta yaitu:
1.
Manajemen
kinerja pada sektor publik tunduk kepada pemerintah, parlemen dan masyarakat
pemilih. Sedangkan pada manajemen kinerja sektor swasta tidak tunduk pada
pemerintah, parlemen dan masya- rakat pemilih tetapi mereka tunduk pada
pemegang saham.
2.
Manajemen
kinerja sektor publik mempunyai tingkatan kekuasaan yang tidak dimiliki sektor
swasta, artinya bahwa tingkatan yang terdapat pada menajemen kinerja sektor
publik memilki tingkatan kekuasaan yang banyak dan kompleks tidak seperti
yangterdapat pada manajemen kinerja sektor swasta yang lebih sederhana.
3.
Dalam
manajemen sektor publik dalam proses pembuatan keputusan didasarkan pada
kelayakan dan keadilan, membuat prosesn pengam- bilan keputusan yang lebihrumit
sehingga lebih lambat dibanding dengan sektor swasta. Bebeda halnya dengan
manajemen kinerja pada sektor swasta yang menentu- kan keputusan didasarkan
pada pertimbangan profit semata.
4.
Tujuan
target menajemen kinerja sektor pubkik memilki cakupan yang sangat luas dan
tidak ada ukuran yang sederhana seperti laba yang dapat diberlakukan bagi para
agen sektor privat untukmengukur kinerjanya.
5. Manajemen kinerja sektor publik memiliki
ukuran dan kompleksitas yang menyebabkan kendali dan koordinasi yang lebih
sulit di- bandingkan dengan manajemen sektor privat yang cenderung lebih
sederhana dan relatif lebih mudah dalam pengkoordinasiannya.
Standar operasional prosedur
tidak
saja bersifat internal
tetapi
juga
eksternal, karena SOP
selain
dapat
digunakan
untuk mengukur kinerja organisasi publik, juga dapat digunakan
untuk menilai kinerja
organisasi publik
dimata masyarakat berupa
responsi- vitas, responsibilitas, dan
akuntabilitas kinerja instansi
pemerintah. Dengan demikian SOP
merupakan pedoman atau
acuan
untuk menilai pelaksanaan
kinerja instansi
pemerintah berdasar- kan indikator-indikator teknis, adminis- tratif
dan
prosedural sesuai
dengan tata
hubungan kerja
dalam organisasi yang bersangkutan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
penyusunan SOP adalah:
1.
Deskripsi
pekerjaan
Dalam deskipsi pekerjaan ini
diuraikan secara singkat mengenai maksud dan tujuan pekerjaan. Selain itu
dibutuhkan uraian pekerjaan sebagai berikut:
a. Nomor
standar operasional prosedur
Nomor ini biasanya dibuat sesuai
dengan naskah dinas.
b. Dasar
hukum
Dasar hukum merupakan dasar yuridis
yang berisi tentang tata aturan baku dalam pembuatan perizinan ini. Dasar hukum
Diisi dengan peraturan yang peraturan yang mendasari mulai dari tingkat paling
tinggi sampai ke tingkat paling rendah.
c. Keterkaitan
Keterkaitan merupakan penje- lasan
mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang
distandarkan.
d. Peringatan
Peringatan merupakan penjelasan
mengenai kemungkinan-kemung- kinan yang akan terjadi ketika prosedur
dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan telah memberikan indikasi
berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana
ketika prosedur dilak- sanakan dan berbagai dampak yang ditimbulkan. Dalam hal
ini dijelaskan pula bagaimana mengatasinya.
e. Kualfikasi
pelaksana
Kualifikasi pelaksana merupakan
penjelasan mengenai kualifikasi peagawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan
perannya.
f. Peralatan/perlengkapan
Peralatan atau perlengkapan merupakan penjelasan
mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan.
g. Pencatatan/pendaftaran
Pencatatan dan pendaftaran
merupakan penjelasan mengenai berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh
pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan.
2.
Pihak
terkait
Dalam perizinan, terdapat beberapa
pihak yang terkait dalam menjalan- kan aktivitas ini. Pihak terkait tersebut
yaitu:
a. Pemohon
b. Pelaksana/petugas
c. Penanggung
jawab
Adapun langkah-langkah
penyu- sunan SOP sesuai dengan kriteria peraturan perundangan yang berlaku
yaitu sebagai berikut:
1. Persiapan
a. Identifikasi
apek yuridis
Identifikasi ini meliputi penelu- suran
peraturan perundangan yang berlaku sebagai panduan dalam penyusunan SOP.
b. Studi
literatur
Selain berdasarkan panduan dari
peraturan perundangan yang berlaku, maka diperlukan literatur yang memadai
untuk lebih memperdalam kajian standar operasional prosedur.
2.
Identifikasi Perizinan
Identifikasi perizinan ini
merupakan tahap pengumpulan data baik primer maupun sekunder. Adapun tahap
identifikasi perizinan ini yaitu:
a. Identifikasi
fungsi pelayanan
Identifikasi fungsi pelayanan yaitu
menginventarisir jenis-jenis perizinan yang dilimpahkan oleh Bupati kepada Badan Penanaman Modal dan
Perizinan Terpadu. Identifikasi ini terdiri dari:
1) Hubungan
koordinasi antara pihak internal dan eksternal pemerintahan;
2) Jenis-jenis
yang dikoordinasi- kan;
3) Bagaimana
bentuk operasional koordinasi yang dilakukan (dokumen, diskusi, pelaporan dan
lain-lain).
b. Identifikasi
Teknis prosedural perizinan
Setelah diketahui jenis pelayanan
yang dilimpahkan, maka selanjut- nya menelusuri alur teknis prosedural
perizinan. Identifikasi alur teknis perizinan ini meliputi:
1) Alur
perizinan yang terperinci baik secara administratif mau- pun teknis verifikasi
lapangan
2) Sumber
daya yang dibutuhkan (banyaknya pelaksana)
3) Identifikasi
pihak yang ber- wenang mensahkan penge- luaran perizinan
4) Alat
yang digunakan baik untuk administrasi maupun untuk teknik verifikasi di lapangan
3. Penyusunan
SOP
Setelah tahapan 1 dan 2 telah
dipenuhi, maka selanjutnya dilaku- kan penyusunan standar operasi prosedur
sesuai dengan Peraturan
4. Pelaporan
Perizinan
yang diberikan tentunya harus ada pelaporan untuk dibuatkan evaluasi secara
terus menerus terkait dengan jika terdapat permasalahan yang terjadi. Bentuk
pelaporan ini terdapat kemungkinan bervariatif tergantung dari tingkat
kepentingan perizinan tersebut. Sentral dari dokumen pelaporan akhir ini yaitu
di Badan Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu.
PEMBAHASAN
Identifikasi
Aktivitas Pelayanan Perizinan
Salah satu yang menjadi dasar terbitnya Permendagri Nomor 24
Tahun 2006 yaitu dalam rangka mendorong pertumbuhan ekonomi memlalui
peningkatan ekonomi melalui peningkatan investasi sesuai dengan Instruksi
Presiden Nomor 3 Tahun 2006. Oleh karena itu, penyederhanaan yang dilakukan
melalui pelimpahan kewenangan pelayanan perizinan yang dilimpahkan kepada
kepada Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu (PPTSP) setidaknya menckup
terhadap izin-izin yang terkait dengan investasi. Kriteria penetapan perizinan
ini dilakukan dengan cara mengelompokan izin-izin yang menjadi kewengangan Peme-
rintah Daerah. Kriteria yang dimaksud- kan yaitu:
1. Bersifat
umum
Bersifat umum artinya bahwa
pemrosesan perizinan harus dapat dilakukan tanpa harus memerlukan keahlian dan
peralatan khusus, oleh karena itu dapat langsung diproses.
2. Keahlian khusus
Keahlian khusus artinya, bahwa
pemrosesan perizinan memerlukan keahlian tertentu. Perizinan yang termasuk
dalam kategori ini tetap dapat dilimpahkan kepada PPTSP tetapi diikuti dengan
penempatan tenaga ahli dari SKPD yang bersangkutan dengan perizinan tersebut.
3. Pertimbangan
sektoral
Pertimbangan sektoral artinya,
bahwa dalam pemrosesan perizinan kemungkinan melibatkan SKPD teknis untuk
memberikan rekomen- dasi atau pertimbangan atas per- mohonan izin. Untuk
izin-izin yang masuk dalam kategori ini, dapat dilimpahkan ke PPTSP, akan
tetapi dalam pembahannya perlu dilakukan koordinasi dengan SKPD teknis terkait.
Mekanisme koordinasi yaitu dengan membentuk tim teknis yang terdiri dari
unsur-unsur SKPD teknis dan dikoordinir oleh kepala PPTSP. Tim teknis bekerja
hanya jika diperlukan oleh PPTSP.
4. Peralatan
khusus
Peralatan khusus artinya bahwa pemrosesan perizinan
diperlukan peralatan khusus laboratorium, peralatan teknologi tinggi, peralatan
dengan spesifikasi khusus dan lain-lain.Untuk perizinan ini dapat diproses pada
satu pintu dengan diikuti pelimpahan peralatan, SDM serta diperlukan koordinasi
dengan SKPD terkait.
Kelengkapan dalam
penyusunan SOP yang Perizinan Terpadu ini yaitu dapat sebagai berikut:
1. Kegiatan
yang dilakukan dalam pelaksanaan Penerbitan Perizinan pada PPTSP yaitu:
a. Informasi
Pendaftaran
Informasi pendaftaran yaitu bagian
yang bertanggungjawab menjelaskan segala informasi yang mencakup perizinan pada
PPTSP. Setelah informasi didapat kan oleh konsumen, selanjutnya formulir
pendaftaran diberikan jika pemohon berminat untuk mengajukan izin yang
dimaksud. Formulir pendaftaran tersebut diisi dengan melengkapi per- syaratan
yang ditentukan.
b. Pendaftaran
dan pemeriksaan berkas administrasi.
Bagian pendaftaran yaitu bagian
yang menerima dan memeriksa berka administrasi. Berkas admi- nistrasi yaitu
berupa formulir pendaftaran, persyaratan non teknis dan persyaratan teknis.
c. Pemeriksanaan
berkas teknis.
Berkas yang disertakan pada berkas
administrasi salah satunya yaitu berkas teknis. Berkas teknis berupa penjelasan
teknis baik berupa gambar, proposal, rencana biaya, dokumen pendukung dan lain
sebagainya.
d. Validasi
teknis
Validasi teknis yaitu pemeriksaan
dokumen teknis yang disyaratkan secara aktual di lokasi objek izin yang
diajukan. Validasi teknis membandingkan antara dokumen dengan kenyataan
lapangan
e. Input
dan proses data
Input dan proses data adalah proses
mendokumentasikan berkas administrasi sebagai data base. Pada proses ini
dilakukan juga perhitungan-perhitungan yang mendukung sebagai dasar dalam
penentuan biaya retribusi. Biaya retribusi dibebankan tidak pada semua
perizinan yang dilimpahkan kepada PPTSP.
f. Penerbitan
surat izin
Pembuatan
surat izin, yaitu pen- cetakan surat izin dan pencetakan surat keputusan
penolakan atau penangguhan. Pencetakan surat izin dan pembuatan surat kepu- tusan
penolakan atau penang- guhan dilakukan sesuai dengan keterangan dari tim
teknis.
g. Pemeriksaan
surat izin
Aktivitas
pemeriksaan surat izin yaitu pemeriksaan kembali surat izin atau surat
keputusan. Peme- riksaan ini sebagai verifikasi akhir dari surat yang
diterbitkan. Tujuan dari pemeriksaan ini untuk peninjauan akhir sehingga
kesalahan baik dalam pencetakan maupun ketidaksesuaian dengan dokumen
administrasi dapat dihindarkan.
h. Penerbitan
Surat
Keterangan
Retribusi
Daerah
(SKRD)
SKRD diterbitkan berdasarkan hasil
perhitungan pada proses pengolahan dokumen adminis- trasi.
i. Pengesahan
surat izin
Proses pengesahan surat izin yaitu
tahap legitimasi surat yang diterbitkan. Pengesahan ditandai dengan
ditandatanganinya surat keputusan oleh pejabat yang berwenang. Pada surat
keputusan disertai dengan nomor surat. Nomor surat dimaksudkan untuk tertib
administrasi dan peng- arsipan.
j. Penyerahan
surat keputusan
Penyerahan surat keputusan yaitu
penyerahan surat keputusan kepada pemohon atas ditolak atau ditangguhkannya
surat izin yang dimohon. Surat keputusan yang diserahkan disertai dengan alasan
penolakan atau penangguhan.
k. Pembayaran
surat izin
Pembayaran surat izin yaitu
pelunasan Surat Keterangan
Retribusi Daerah (SKRD) yang telah diterbitkan.
l. Serah
terima surat izin
Serah terima surat izin dilakukan
jika selesainya kewajiban pemo- hon. Kewajiban tersebut berupa pembayaran SKRD.
Jika surat izin yang dimohon tidak memerlu kan SKRD, maka surat izin ter- sebut
dapat diserahkan langsung dengan memeriksa identitas penerima. Pada proses
serah terima didokumentasikan identitas penerima dan penerima menandatangani
buku serah terima.
2. Verifikasi
Teknis
Verifikasi teknis merupakan bagian
dari SOP pengajuan perizinan di PPTSP. Verifikasi teknis secara khusus
dilakukan dikarenakan berkaitan dengan spesifikasi teknis pada setiap SKPD.
Secara umum verifikasi teknis antara satu izin dengan izin yang lainnya tidak
terdapat perbedaan. Perbedaan terjadi pada syarat yang diajukan. Aktivitas
validasi teknis dilakukan yaitu sebagai berikut:
a. Persiapan
Pada tahap persiapan ini dilaku- kan,
yaitu dengan meng- inventarisir dokumen teknis yang akan divalidasi.
b. Penyediaan
perlengkapan lapa- ngan
Pada aktivitas ini dilakukan
inventarisir dan penyediaan peralatan yang diperlukan untuk validasi teknis.
c. Konfirmasi
survey
Konfirmasi survey yang di- maksudkan,
yaitu dengan meng- hubungi pemohon terkait dengan akan dilaksanakannya validasi
teknis.
d. Pelaksanaan
survey lapangan
Pelaksanaan survey lapangan, yaitu
menelusuri secara fisik persyaratan teknis yang dilampir- kan. Maksud dari
pelaksanaan survey lapangan, yaitu untuk membandingkan antara dokumen yang
dilampirkan dengan kondisi lapangan.
Struktur SOP
Struktur SOP yang
dimaksudkan yaitu langkah-langkah yang dilakukan dalam proses penerbitan surat
izin. Adapun langkah-langkah tersebut, yaitu:
1. Informasi
pendaftaran
Pemohon mencari informasi secara
mendetail segala hal tentang penga- juan perizinan yang dimaksudkan. Informasi didapatkan dari petugas
pada loket informasi. Pada tahapan ini, pemohon diharapkan dapat memahami
secara lengkap tentang perizinan yang dimaksuudkan. Jika pemohon sudah cukup paham,
maka dapat meminta formulir pendaftaran ke petugas informasi.
2. Pendaftaran
dan pemeriksaan berkas pendaftaran
Setelah pemohon mengisi formulir
pendaftaran dan melengkapi per- syaratan, maka pemohon mendaftar- kan diri
dengan menyerahkan ke- lengkapan tersebut kepada petugas pendaftaran. Petugas pendaftaran menerima berkas
permohonan dan memeriksa kelengkapannya. Setelah berkas permohonan dinyatakan
lengkap, maka petugas membuat surat
keterangan penerimaan berkas dan menyerahkan surat tersebut kepada pemohon.
Berkas pendaf- taran yang sudah dinyatakan lengkap, selanjutnya diberikan
kepada tim teknis untuk validasi. Jika berkas dinyatakan tidak lengkap, maka
berkas tersebut dikembalikan kepada pemohon untuk dilengkapi.
3. Pemeriksanaan
berkas teknis
Berkas permohonan yang dinyata- kan
lengkap oleh petugas pendaf- taran belum tentu memenuhi per- syaratan teknis. Berkas teknis ter- sebut
selanjutnya diperiksa kelengkapan dan kesesuaian dengan ketentuan yang berlaku.
Jika berkas persyaratan teknis tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku, maka
tim teknis memberitahukan penolakan beserta alasannya atas berkas teknis yang
ajukan.
4. Validasi
lapangan (persyaratan teknis)
Validasi
lapangan dilakukan untuk memeriksa kesesuaian berkas teknis yang diajukan
dengan kondisi sebenarnya pada lokasi yang di- mohon. Validasi lapangan dilakukan setelah
berkas teknis sesuai dengan ketentuan.
Tidak
semua permo- honan izin dilakukan validasi lapangan. Jenis izin tersebut dapat
juga dinyatakan tidak perlu dilaku- kan validasi lapangan jika ketentuan yang
berlaku mensyaratkan hal tersebut. Jika validasi lapangan tidak dilakukan, maka
tim teknis meyerah kan berkas pemohonan kepada petugas input data. Jika
diperlukan validasi lapangan, maka tim teknis melakukan validasi sesuai dengan
prosedur teknis validasi lapangan. Setelah dilakukan validasi lapangan, maka
tim teknis membuat berita acara validasi lapangan. Jika ter- nyata persyaratan
teknis tidak sesuai dengan kondisi lapangan, maka dibuatkan berita acara hasil
validasi lapangan disertai dengan keputusan penolakan atau penangguhan izin
yang dimohon. Jika
persyaratan teknis sesuai dengan kondisi lapangan, maka dibuat berita acara
hasil validasi lapangan disertai dengan keputusan penerbitan izin yang dimohon. Berita acara tersebut diserahkan
kepada petugas pem- rosesan data.
5. Input
dan proses data
Berkas permohonan izin diproses
jika disertai dengan berita acara pemeriksaan atau validasi teknis lapangan
dari tim teknis. Sesuai dengan keputusan dari tim teknis, maka proses data
dilakukan sesuai dengan jenis izin yang dimohon. Setelah proses data dilakukan,
maka pencetakan surat izin atau surat keputusan penangguhan atau penolakan yang
dimohon dapat dilakukan.
6. Pembuatan
surat keputusan
Surat izin atau surat keputusan
yang dibuat, selanjutnya diserahkan kepada tim teknis untuk mendapat- kan
pengesahan. Tim
teknis meme- riksa kesesuaian surat keputusan tersebut dengan berita acara
pemeriksaan. Jika surat keputusan tersebut dinyatakan sesuai atau benar, maka
surat keputusan tersebut diparaf dan dikembalikan ke petugas peprosesan data.
Jika data surat keputusan tersebut dianggap tidak benar, maka surat keputusan
tersebut dikembalikan ke petugas proses data disertai dengan catatan
ketidaksesuaian untuk diperbaiki.
7. Penerbitan
Surat Keterangan Retribusi Daerah (SKRD)
Penerbitan
SKRD dilakukan oleh petugas proses data. SKRD diterbitkan sesuai dengan
ketentuan jenis perizinan.Ketentuan tersebut memuat tentang jenis perizinan
yang diharuskan membayar retribusi dan besarnya retribusi yang dibebankan.
8. Pengesahan
Setelah surat izin diterbitkan,SKRD
dicetak atau surat keputusan dicetak maka selanjutnya surat tersebut diserahkan
kepada pejabat yang berwenang untuk disahkan. Sebagai tertib administrasi,
ketiga jenis surat tersebut diberi nomor.
9. Serah
terima surat izin atau keputusan
Surat yang telah disahkan dan
diberi nomor administrasi, maka selanjut- nya diserahkan kepada pemohon sesuai
dengan peruntukan. Surat izin yang memerlukan SKRD ditahan terlebih dahulu dan
hanya diberikan SKRD untuk pelunasan biaya retribusi. Surat izin yang memerlu- kan
SKRD akan diberikan jika pemohon telah melunasi biaya retribusi dengan
memberikan bukti pembayaran yang sah, identitas pemohon dan mengisi buku serah
terima surat. Surat izin yang tidak memerlukan SKRD dan surat keputusan dapat
diberikan langsung kepada pemohon dengan memper- lihatkan identitas dan mengisi
buku serah terima surat.
10. Penolakan
atau penangguhan surat izin
Surat izin yang ditolak atau
ditangguhkan diberikan kepada pemohon. Untuk mengeluarkan surat izin yang
ditolak atau ditangguhkan, maka pemohon harus melalui tahapan dari awal.
KESIMPULAN
Penyelenggaraan
pemerintahan daerah lebih diorientasikan kepada peningkatan kinerja unit
organisasi dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya untuk leksanakan tugas
umum pemerintah dan pembangunan serta memberikan pelayanan publik. Oleh karena
itu, perlu diatur SOP sebagai sarana sistem pengendalian manajemen dan
penunjang tertib administrasi pemerintahan Kabupaten Bandung Barat.Sedangkan prinsip-prinsip penyusunan SOP adalah
kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran,
dinamis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, serta kepastian hukum. Sedangkan penyusunan SOP harus
memperhatikan prinsip-prinsip pelaksanaan SOP yaitu konsisten, komitmen,
perbaikan berkelanjutan, mengikat, seluruh unsur memiliki peran penting dan
terdokumentasikan dengan baik.
Penyusunan
SOP melibatkan berbagai SKPD karena perizinan yang dilimpahkan kepada PPTSP.
SOP yang disusun dan dijadikan acuan dalam pelaksanaan operasional permohonan
perizinan mencakup aktivitas adminis- tratif. Sedangkan aktivitas teknis
diserahkan kepada masing-masing SKPD. Secara struktural, tim teknis perizinan
di bawah koordinasi Kepala Badan PPTSP.
Secara garis besar prosedur yang
ditempuh oleh pemohon dalam pengajuan perizinan di PPTSP yaitu:
1. Pencarian
informasi pendaftaran
2. Pendaftaran
dan pemeriksanaan berkas pendaftaran
3. Pemeriksaan
persyaratan teknis (dokumen)
4. Validasi
lapangan (persyaratan teknis)
5. Input
dan proses data
6. Pembuatan
surat keputusan
7. Penerbitan
Surat Keterangan Retribusi Daerah (SKRD)
8. Pengesahan
9. Serah
terima surat izin atau keputusan
DAFTAR PUSTAKA
Gibson, J.L.,
Ivancevich, J.M., dan Donnelly,
J.H., (1997): Organi- sasi, Binarupa
Aksara, 147-150.
Indrawijaya, A.I., (1998): Perubahan dan Pengembangan Organisasi, Sinar
Baru Bandung, 21-24, 223, 227.
Insani, I.
(2009): Konsep Standar Operasional
Prosedur, Bim- bingan Teknis Penyusunan
SOP, Lembaga Administrasi Negara, 45.
Atmoko, T.,
(2011): Standar Opera- sional Prosedur
(SOP) dan Akun- tabilitas Kinerja Instansi Peme- rintah. Tersedia di kumpulan makalah. com/tags/standar-opera- sional-prosedur-sop-dan-akunta- bilitas-kinerja. Html.
Permenpan Nomor
Per/15/M.PAN- /7/2008: Pedoman Umum Reformasi Birokrasi.